¿Cuáles son las funciones de una secretaria ejecutiva de presidencia?

Escrito por shanea patterson | Traducido por erick montesdeoca
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¿Cuáles son las funciones de una secretaria ejecutiva de presidencia?
Las secretarias son responsables de contestar el teléfono. (young pretty secretary image by Ales Masner from Fotolia.com)

Las secretarias ejecutivas de presidencia son responsables de proporcionar un alto nivel de apoyo administrativo a sus jefes ayudando con las tareas administrativas, la organización de teleconferencias, la programación de reuniones y la preparación de la correspondencia de la empresa. Así mismo, deben ayudar a los visitantes de la oficina, darles indicaciones y ayudarlos a cumplir con sus citas programadas.

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Funciones principales

Las principales funciones requeridas de una secretaria ejecutiva de presidencia incluyen: distribuir el correo y los faxes entrantes, recibir a los visitantes y decidir si se les debe dar admisión, asistir a reuniones y levantar el acta; preparar respuestas a las consultas y demás correspondencia, y preparar planes de viaje para los ejecutivos. Las secretarias ejecutivas de presidencia también pueden leer y analizar los memorandos que entran, así como los informes y las presentaciones; dirigir y mantener los horarios de los ejecutivos, los registros de archivos, documentos e informes corporativos.

¿Cuáles son las funciones de una secretaria ejecutiva de presidencia?
Secretaria asistiendo a su jefa. (Jupiterimages/Pixland/Getty Images)

Responsabilidades de largo plazo

Las responsabilidades de largo plazo que se requieren de una secretaria ejecutiva de presidencia incluyen: capacitar y supervisar otro personal de oficina, coordinar las actividades de la oficina, desarrollar sistemas de gestión de documentos; preparar estados financieros, cartas, memorandos, informes y facturas utilizando procesadores de textos, bases de datos, hojas de cálculo y programas de presentación. Ellas también son responsables de elaborar las políticas y los procedimientos de operación, así como las políticas y procedimientos administrativos para los empleados.

Responsabilidades de corto plazo

Las responsabilidades de corto plazo que se requieren de una secretaria ejecutiva de presidencia incluyen: presentar y recuperar documentos, planificar reuniones y conferencias, planificar y organizar las actividades de trabajo y usar técnicas de comunicación oral y escrita. Ellas también son responsables de convocar a las teleconferencias, programar las salas de reuniones, recopilar datos numéricos, y elegir el programa informático para las tareas de oficina. Una secretaria ejecutiva de presidencia debe ser capaz de responder a las preguntas y consultas del público en general; asegurarse de que las normas, regulaciones y políticas son entendidas por todos los empleados y supervisar la dirección de las políticas del programa o de la organización.

¿Cuáles son las funciones de una secretaria ejecutiva de presidencia?
Secretaria proveyendo documentación para una conferencia. (Digital Vision./Digital Vision/Getty Images)

Información adicional

Las habilidades requeridas de una secretaria ejecutiva de presidencia incluyen: habilidades de gestión del tiempo, de comprensión de lectura, de escucha activa y de comprensión de escritura. También deben poseer habilidades de comprensión escrita, habilidades de escritura y de expresión oral. Las secretarias ejecutivas de presidencia deben tener conocimiento de procedimientos administrativos y de oficina, conocimiento de los principios y procesos para proporcionar servicios al cliente y personales; conocimientos de informática y de electrónica, y el conocimiento de los principios y gestión de negocios en relación con la administración y la gestión. Los puestos de principiantes suelen ser fácilmente abiertos a las graduadas de la secundaria. Sin embargo, para los cargos ejecutivos, las solicitantes deben tener excelentes habilidades de mecanografía y muy probablemente experiencia previa como secretaria o en un puesto relacionado. Las secretarias tienen que ser buenas en gramática, en puntuación, en ortografía y en comunicación oral. El salario promedio anual de una secretaria ejecutiva de presidencia era de alrededor de US$ 45.000 en el 2009, de acuerdo con My Plan.

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