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¿Cuáles son las funciones de una secretaria ejecutiva de presidencia?

Actualizado 17 abril, 2017

Las secretarias ejecutivas de presidencia son responsables de proporcionar un alto nivel de apoyo administrativo a sus jefes ayudando con las tareas administrativas, la organización de teleconferencias, la programación de reuniones y la preparación de la correspondencia de la empresa. Así mismo, deben ayudar a los visitantes de la oficina, darles indicaciones y ayudarlos a cumplir con sus citas programadas.

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Funciones principales

Las principales funciones requeridas de una secretaria ejecutiva de presidencia incluyen: distribuir el correo y los faxes entrantes, recibir a los visitantes y decidir si se les debe dar admisión, asistir a reuniones y levantar el acta; preparar respuestas a las consultas y demás correspondencia, y preparar planes de viaje para los ejecutivos. Las secretarias ejecutivas de presidencia también pueden leer y analizar los memorandos que entran, así como los informes y las presentaciones; dirigir y mantener los horarios de los ejecutivos, los registros de archivos, documentos e informes corporativos.

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Responsabilidades de largo plazo

Las responsabilidades de largo plazo que se requieren de una secretaria ejecutiva de presidencia incluyen: capacitar y supervisar otro personal de oficina, coordinar las actividades de la oficina, desarrollar sistemas de gestión de documentos; preparar estados financieros, cartas, memorandos, informes y facturas utilizando procesadores de textos, bases de datos, hojas de cálculo y programas de presentación. Ellas también son responsables de elaborar las políticas y los procedimientos de operación, así como las políticas y procedimientos administrativos para los empleados.

Responsabilidades de corto plazo

Las responsabilidades de corto plazo que se requieren de una secretaria ejecutiva de presidencia incluyen: presentar y recuperar documentos, planificar reuniones y conferencias, planificar y organizar las actividades de trabajo y usar técnicas de comunicación oral y escrita. Ellas también son responsables de convocar a las teleconferencias, programar las salas de reuniones, recopilar datos numéricos, y elegir el programa informático para las tareas de oficina. Una secretaria ejecutiva de presidencia debe ser capaz de responder a las preguntas y consultas del público en general; asegurarse de que las normas, regulaciones y políticas son entendidas por todos los empleados y supervisar la dirección de las políticas del programa o de la organización.

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Información adicional

Las habilidades requeridas de una secretaria ejecutiva de presidencia incluyen: habilidades de gestión del tiempo, de comprensión de lectura, de escucha activa y de comprensión de escritura. También deben poseer habilidades de comprensión escrita, habilidades de escritura y de expresión oral. Las secretarias ejecutivas de presidencia deben tener conocimiento de procedimientos administrativos y de oficina, conocimiento de los principios y procesos para proporcionar servicios al cliente y personales; conocimientos de informática y de electrónica, y el conocimiento de los principios y gestión de negocios en relación con la administración y la gestión. Los puestos de principiantes suelen ser fácilmente abiertos a las graduadas de la secundaria. Sin embargo, para los cargos ejecutivos, las solicitantes deben tener excelentes habilidades de mecanografía y muy probablemente experiencia previa como secretaria o en un puesto relacionado. Las secretarias tienen que ser buenas en gramática, en puntuación, en ortografía y en comunicación oral. El salario promedio anual de una secretaria ejecutiva de presidencia era de alrededor de US$ 45.000 en el 2009, de acuerdo con My Plan.