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¿Cuáles son las funciones de un secretario como asistente de un gerente?

Escrito por janise smith | Traducido por cp mérida
¿Cuáles son las funciones de un secretario como asistente de un gerente?

Los secretarios proveen asistencia a sus gerentes.

boss and secretary image by Valentin Mosichev from Fotolia.com

Las funciones de secretario pueden incluir varias tareas administrativas, tales como contestar el teléfono, escribir, archivar, abrir el correo y hacer café. Un secretario que sirve como asistente de un gerente tiene funciones similares. Sin embargo, esta especie de secretario reporta directamente al gerente (a diferencia de todos los demás en la empresa) y colabora con el gerente de varias maneras para hacer que su trabajo más fácil, a la vez que mantiene organizada la oficina.

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Funciones de comunicación

Como secretario de un gerente, serás a menudo la primera persona de contacto para aquellos que tratan de llegar a su jefe, tanto dentro como fuera de la empresa. A diferencia de un secretario general o recepcionista que contesta el teléfono para todo el personal, puedes ser responsable de responder las llamadas entrantes solo para el gerente. Tendrás que filtrar las llamadas para determinar si puedes ayudar a la persona que llama o si tu jefe está disponible para tomar la llamada. Asistir al gerente en saludar a los visitantes que entren a su oficina y seguir las instrucciones de tu gerente. Las funciones de secretario para el gerente también pueden incluir conectarse en su nombre con otros profesionales a través de correspondencia escrita, hacer llamadas telefónicas y enviar correos electrónicos.

Funciones de la organización

Los gerentes esperan que sus secretarios sean organizados. Serás responsable de velar para que los archivos de la oficina se mantengan ordenados y todos los documentos confidenciales se coloquen en un lugar seguro. Puede que tengas que ordenar el correo electrónico entrante para determinar qué presentarle al gerente y qué descartar. Asistir al gerente con frecuencia incluye acomodar su horario. Él espera que lleves un registro de sus citas, programes reuniones y hagas sus arreglos de viaje cuando sea necesario. Funciones adicionales pueden incluir la creación de llamadas en conferencia y asistir a reuniones, así como proporcionar la agenda y las actas.

Funciones Ejecutivas

A pesar de que eres el secretario del gerente, algunas de tus responsabilidades pueden incluir funciones ejecutivas. Asistir al gerente puede significar a veces actuar como un gerente tú mismo. Tu jefe te puede dar la tarea de supervisar algunos proyectos como la gestión de una base de datos o la creación y actualización de informes. Si hay otros miembros del personal administrativo en la oficina, puedes ser responsable de su gestión y la asignación de sus tareas diarias. Ellos pueden informarte directamente en lugar de al gerente, y puedes servir como su supervisor inmediato. También podrías ser llamado para entrenar a otros empleados e incluso dar instrucciones al supervisor en asuntos tales como enseñar cómo operar máquinas de oficina o utilizar paquetes de software.

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