¿Cuáles son las responsabilidades del personal administrativo?

Escrito por lynda moultry belcher | Traducido por maría marcela mennucci
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¿Cuáles son las responsabilidades del personal administrativo?
El personal administrativo es clave para la eficiencia de una compañía. (Comstock/Stockbyte/Getty Images)

Un personal administrativo es la columna vertebral de cualquier empresa exitosa, usualmente brindando servicios de oficina invaluables. Desde enviar por fax y hacer copias hasta manejar el correo, tomar notas y transcripciones en reuniones y mucho más, las responsabilidades de un personal administrativo sirven para liberar al personal senior para que pueda concentrarse en otros aspectos de la organización. Dependiendo del tamaño de la empresa, el personal administrativo podría ir de un par de personas a un gran grupo de empleados, algunos de los cuales podrían tener puestos más senior con responsabilidades administrativas adjuntas a su puesto.

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Soporte telefónico

El personal administrativo es responsable de manejar los teléfonos en la mayoría de las compañías. Desde responder la línea principal y transferir las llamadas al miembro del personal correspondiente a tomar mensajes cuando las personas no se encuentran en la oficina, esta es quizás una de las partes más importantes y más consumidoras del trabajo. El personal administrativo también debe poder responder preguntas generales sobre la compañía, proveer información básica (como instrucciones, horas de operación y direcciones de la compañía). Los miembros del personal deberían tener la habilidad de trabajar un teléfono multilínea y ser eficientes en atención al cliente.

Correspondencia interna de la oficina

Desde hacer llegar el correo a las personas adecuadas a enviar recordatorios de reuniones y emails de comunicación interna en tiempo y forma, el personal administrativo es responsable de mantener a todos los otros miembros del personal informados. Este equipo suele ser responsable de coordinar las reuniones generales y asegurarse de que todos en la oficina reciban la información sobre cuándo y dónde tendrán lugar. Envían recordatorios generales a la oficina y se aseguran de que los otros miembros del persona estén informados sobre las políticas de funcionamiento general de la compañía, como un todo.

Correspondencia externa

Los miembros del personal administrativo también suelen ser responsables de cualquier correspondencia externa de la compañía. Desde coordinar, agendar y confirmar la recogida de paquetes hasta el envío de faxes, y envío por correo de contratos importantes, este equipo debe poder manejar esta parte del trabajo con eficiencia y organización. Después de todo, un fax perdido o un paquete enviado a la dirección equivocada podría ser perjudicial para la compañía, resultando en la pérdida de un negocio o en un impacto financiero negativo.

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