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Cuáles son las tareas generales de una secretaria

Escrito por marisa swanson | Traducido por shirley marisel rollano
Cuáles son las tareas generales de una secretaria

Ser una secretaria te ayudará a irrumpir a otros puestos corporativos obteniendo la experiencia de la oficina.

Jupiterimages/Photos.com/Getty Images

A veces los empleos de oficina reciben una "mala reputación". Este estereotipo determina que las secretarias son todas las mujeres jóvenes que no son muy inteligentes. Y en realidad, los puestos de secretaría están en manos de hombres y mujeres. El trabajo requiere habilidades para la comunicación y para la organización y provee una experiencia valiosa de oficina para cualquiera que desee construir curriculum vitae profesional.

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Deberes organizativos

En concreto, los deberes de la secretaria dependerán de la oficina en donde trabaje y lo que haga la empresa y la organización. Generalmente, una secretaria tendrá que organizar y mantener un registro de las reuniones y las correspondencias entre oficinas. Puede que tenga que hacer arreglos de viaje para su jefe u otros miembros de la oficina. Tendrá que mantener calendarios y horarios y conservará un sistema de archivo. Probablemente llevará el acta de las reuniones, y la colocará en formato de documento y se los dará a los que participaron en la reunión u otros ejecutivos luego de que la reunión se haya llevado a cabo. Las secretarias también se encargan de los equipos de la oficina.

Habilidades para comunicarse

La secretaria es una de las primeras personas que uno ve cuando entra a una oficina. Por esa razón, en general, una secretaria es una representante de la oficina. Necesitará mantener un aspecto limpio y bien arreglado y mostrar una actitud amable y un comportamiento profesional para aquellos que visiten la oficina y se sientan valorados y bienvenidos. También será responsable de las comunicaciones escritas que representen a la oficina y la empresa.

Educación y experiencia

Dependiendo de la posición que esté solicitando, un candidato para un puesto de secretario necesitará por lo menos un diploma de escuela secundaria. Las oficinas pequeñas no suelen exigir un título universitario y contratarán a la persona que pruebe que escriba a una velocidad mínima, y esté familiarizada con software de oficina, además de tener una buena comprensión de la gramática. Si ella está solicitando un puesto de secretaria ejecutiva, es posible que tenga que tener un título administrativo, además de la experiencia a nivel ejecutivo. Para algunos, ser secretaria se convertirá en una carrera. A nivel ejecutivo, los salarios pueden ser superiores a cinco cifras.

Otras habilidades

Una secretaria deberá ser detallista. Los errores tipográficos simples en los documentos pueden causar grandes problemas. La confidencialidad es una parte fundamental de este puesto, ya que ellas estarán privadas de dar información personal. Una secretaria que toma medidas para ayudar al jefe antes que este lo pida, será valorada. También debe tener una alta tolerancia al estrés, ya que deberá hacer malabares con múltiples tareas, y esos labores parecerán abrumadores.

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