Computación y electrónica

¿Cuáles son las ventajas de los diagramas de flujo?

Escrito por b. maté | Traducido por natalia navarro
¿Cuáles son las ventajas de los diagramas de flujo?

Los diagramas de flujo pueden ayudar a ilustrar cada paso de un proyecto.

process flow image by Christopher Hall from Fotolia.com

A gran nivel, los diagramas de flujo pueden actuar como anteproyecto, proporcionando una imagen amplia del trabajo. Los diagramas como el "swim lane" ayudan a evaluar los recursos humanos y de capital, mientras que el "sandbox" ilustra planes de contingencia viables. Cuando desarrollan estrategias de proyecto complicadas, los administradores pueden usar varios (y a veces complicados) algoritmos matemáticos para ayudar a predecir posibles salidas. Un diagrama de flujo ayuda a traducir estrategias escritas y ecuaciones matemáticas en un formato que cualquier empleado pueda entender.

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Ilustrar la visión general del proyecto

Un diagrama de flujo puede actuar como visión general de un producto, ilustrándolo en un formato de lectura fácil para cada miembro del equipo. El diagrama puede ayudar a asegurar que todas las partes implicadas están en la misma página, mostrando la línea temporal del proyecto, el presupuesto y la delegación de trabajo. Un jefe de departamento puede usar este documento para ver el impacto que tendrá el proyecto en su división y subordinados. Adicionalmente, cualquier vuelta en el sistema relacionada con el proyecto podría ser más clara en un diagrama, en vez de escrita. De este modo, esta visión del proyecto podría ayudar a los gestores a evaluar su viabilidad de forma más rápida y proporcionar una retroalimentación crucial antes de iniciar el proyecto.

Perfilar los pasos del proyecto

Desde un punto de vista menor, los diagramas pueden ayudar a los gestores a planear cada paso necesario para completar el proyecto. Hasta las acciones departamentales más tediosas, el gráfico de flujo ayudará a ilustrar cada punto del proceso, incluyendo la programación de eventos, que es la línea temporal que dicta los pasos cruciales para completar un proyecto. Adicionalmente, el diagrama de flujo puede actuar como herramienta de simulación del proyecto, ayudando a los gestores a comprender la importancia de su eficiencia en el departamento y cómo afecta a los otros. Mientras el proyecto avanza, los gestores pueden usar esta simulación de flujo como guía de referencia, siguiendo el progreso del proyecto a través de sus varios puntos, desde el inicio al final.

Gestión de la fuerza de trabajo

Un diagrama de flujo que ayuda a los gestores a comprender la localización de la fuerza de trabajo es el diagrama "swim lane". Desglosa las funciones de los miembros del equipo durante cada punto del proyecto, permitiendo que los gestores vean quién trabaja en qué aspecto del proyecto en cualquier momento dado. El beneficio de tener un esbozo de este diagrama antes de tiempo es que los gestores pueden evaluar qué departamentos necesitan más recursos humanos para terminar el proyecto a tiempo. Por ejemplo, cuando miren un diagrama de este tipo, los gestores pueden descubrir que el departamento de diseño del producto quizás necesite ser reafirmado por dos asistentes adicionales para ayudar a mover con eficiencia la fase de desarrollo del proyecto.

Detalles del plan de contingencia

Planear previendo errores es algo que debería pasar en cada punto del proyecto, y un diagrama de flujo puede ayudar a ilustrar cualquier plan de contingencia. El diagrama "sandbox" es un diagrama de flujo que examina qué hacer si las cosas van mal en cualquier punto del proyecto. En estados cruciales de alto riesgo en el flujo, pueden darse posibles problemas, y se perfilan varios planes de emergencia, junto con posibles salidas. Este diagrama de flujo permite a un gestor ver posibles errores que cambiarán el flujo del trabajo. Uno de este tipo es una herramienta ventajosa incluso para el más optimista, dado que si ocurre un error, el plan de contingencia ya está pensado. De este modo, puede ayudar a que el equipo trabaje con mayor eficiencia en lo que se refiere a resolver el problema, ya que las estrategias de contingencia están disponibles.

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