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Por cuanto tiempo conservar documentos

Escrito por contributing writer | Traducido por patricio peters
Por cuanto tiempo conservar documentos

Las carpetas de archivo pueden ser útiles para guardar documentos importantes.

old book-keeping document image by Andrii Oleksiienko from Fotolia.com

¿Te preguntas por cuánto tiempo conservar documentos? En primer lugar, determina de qué es el documento. Por ejemplo, si un documento contiene información monetaria, tal como talones de pago o declaraciones de préstamos, éstos se clasifican como documentos financieros. La mayoría de los documentos financieros se almacenan por un año y se conservan un gran número de años para una posterior auditoría financiera, si fuera necesaria. Otras categorías incluyen identificación, contractuales, educativos y personales.

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Documentos financieros

Mantén los ingresos y los gastos, las facturas y otros documentos financieros, tales como estados de cuenta bancarios mensuales, hasta por un lapso de un año. Sin embargo, al archivar registros financieros para efectos fiscales, se deben conservar documentos de negocios y financieros personales, como recibos, por hasta 10 años en el caso de que se haga una auditoría.

Documentos de indentificación

Un documento de identificación es una prueba de la edad del individuo y el nombre otorgado, como un certificado de nacimiento o una licencia de conducir. Estos documentos se deben mantener de por vida, relativamente a mano, disponibles para la solicitud de autoridades legales. Una licencia de no conductor emitida por el estado es también una forma de identificación documentada que debe ser renovada a su vencimiento, como una licencia de conducir.

Documentos contractuales

Los documentos contractuales son los acuerdos escritos entre un individuo y un tercero para el intercambio o venta de bienes o servicios. Estos bienes y servicios pueden ser una casa o un auto, lo que incluye los contratos de alquiler o escrituras de propiedad o garantías sobre bienes comprados. En cualquier caso, un documento contractual tiene un vencimiento designado o una fecha de finalización para el documento, que también puede ser la fecha designada para descartar el documento.

Expedientes académicos

Almacenar trabajos calificados de investigación, y similares, en una carpeta plegable o caja de zapatos, puede ser beneficioso para su uso posterior al archivar documentos educativos por semestre. Con el trabajo archivado del semestre, un estudiante puede revisar su trabajo anterior para exámenes parciales o finales, así como disputar notas finales si surge la necesidad. Para otros documentos educativos, como los pagarés o declaraciones de préstamos estudiantiles, intenta archivar estos documentos en la categoría financiera. Esto te ayudará a mantenerte al día con las obligaciones financieras.

Registros personales

Los registros personales son documentos tales como un certificado de matrimonio, un grado de la universidad y un registro médico que son piezas delicadas de valor significativo. Todos estos elementos deben ser almacenados en un lugar seguro o guardados en alguna parte, ya que éstos no suelen presentarse en público. Un certificado o un título puede ser enmarcado y montado para preservarlo y mostrarlo en privado en tu casa o en una oficina.

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