Salud

Por cuánto tiempo se deben conservar los registros y recibos

Escrito por yasmine fuller | Traducido por adrian aguado galindo
Por cuánto tiempo se deben conservar los registros y recibos

three notebooks. image by Yuri Bizgaimer from Fotolia.com

Ya sea que estás presentando la declaración de tu pequeña empresa o deseas llevar un registro de tus inversiones financieras, llevar registros precisos y guardar tus recibos es necesario para poder mantener una idea de hacia dónde se está gastando tu dinero. Desafortunadamente, no llevar este tipo de contabilidad de manera adecuada puede originar problemas cuando llegue la temporada fiscal ya que los registros de tu actividad financiera son vitales para determinar tus exenciones, créditos y deducciones fiscales.

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Impuestos

Todos y cada uno de los registros que se relacionen con los impuestos, tales como retenciones, deducciones y reembolsos deben conservarse por 7 años. Esto también puede incluir cheques cancelados y recibos de propósito múltiple como pueden ser los intereses de la hipoteca, donaciones a la caridad, pensión alimenticia y contribuciones al fondo de retiros. Una vez que hayas llenado estos reembolsos, el IRS tiene 3 años a partir de esa fecha para auditar tu reembolso y descubrir cualquier error en tu contabilidad. Si el IRS cree que has reportado un ingreso menor al 25% de lo que realmente recibes, entonces tiene 6 años para apelar tu reembolso. No se aplica ningún límite de tiempo si no has llenado las solicitudes de reembolso o has hecho fraude con ellas.

Contribuciones al IRS

Las contribuciones al IRS deben guardarse permanentemente. Por cualquier contribución no deducible que hayas hecho a la IRA, necesitaras los registros al momento de hacer un retiro para comprobar que ya se han pagado los impuestos sobre ese dinero.

Plan de ahorros para el retiro y registros bancarios

Dependiendo del tipo de registros que sean, es probable que debas guardarlos durante 1 año o de manera permanente. Los estados de cuenta cuatrimestrales generados por tu 401(k) deben conservarse hasta que recibas tu resumen anual. Si todo cuadra, entonces puedes desechar los estados de cuenta cuatrimestrales. Los registros anuales, por su parte, deben conservarse en tanto tengas abierta la cuenta o hasta que te retires. En lo que respecta a los registros bancarios, necesitarás ligarlos a cualquier cheque que haya sido usado para gastos del negocio, impuestos o pagos de la hipoteca. Los cheques que no tengan impacto a largo plazo pueden ser desechados.

Estados de cuenta comerciales y recibos de pago

Los recibos comerciales deben conservarse en tanto tengas posesión de los bienes. Conserva los recibos de ventas y compras para poder llevar un registro de tus ganancias y pérdidas financieras al momento de llenar tu reembolso de impuestos. En lo que se refiere a los recibos de pago, una vez que se haya cobrado el cheque con el que se pago el recibo, puedes desecharlo. Sin embargo, si has hecho compras muy grandes como joyería, automóviles, computadoras, aparatos domésticos, tapetes, mobiliario, coleccionables y antigüedades, deberías guardar estos recibos en otro sitio. Es probable que los necesites para comprobar el valor de los bienes, o para hacer alguna reclamación al seguro en caso de daño o pérdida.

Contabilidad y registros sobre casas y condominios

Si has remodelado tu casa o le has hecho cambios, adiciones o instalaciones permanentes, debes conservar los recibos de compra. Adicionalmente, cualquier gasto que hayas realizado cuando estabas comprando o vendiendo la propiedad (gastos legales, comisiones pagadas a los agentes de bienes raíces) deben ser conservados por 6 años después de realizada la venta.

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