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¿Cuánto tiempo se deben guardar los expedientes de los empleados?

Escrito por charlie jay | Traducido por gabriela alessandrello
¿Cuánto tiempo se deben guardar los expedientes de los empleados?

¿Cuánto tiempo se deben guardar los datos de los empleados?

Working on computer image by Szymon Apanowicz from Fotolia.com

Los expedientes de los empleados de una empresa contienen información relevante acerca del personal durante el tiempo en el que forman parte de la compañía, lo que incluye información que se obtiene al momento de contratarlo, acciones disciplinarias, información médica (por ejemplo pertinente a la aseguradora de riesgos de trabajo) y otra información de importancia relativa al trabajo del empleado durante el tiempo que pertenece a la empresa. Debido a que pueden haber implicaciones legales con respecto a la información incluida en estos archivos, es importante saber cuánto tiempo se pueden guardar para evitar una sorpresa desagradable si llegará a haber alguna acción legal.

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Mientras pertenece a la empresa

Toda la información de los empleados se debe guardar durante el tiempo en que éstos pertenezcan a la empresa. Puede resultar tentador realizar una limpieza y eliminar la información acerca de acciones disciplinarias tomadas hace algunos años, pero nunca se sabe cuándo esa información puede volver a ser pertinente otra vez. Cuando un empleado deja la empresa, el expediente de él debe reflejar un registro completo del tiempo en que estuvo empleado y no solamente información acerca del último tiempo que paso esa persona en la empresa.

Una vez que deja el empleo - Requerimientos federales

Dependiendo de la naturaleza de la documentación y del tamaño de la empresa, hay varias directrices federales que indican si es posible eliminar los registros del empleado. Tanto la ley con respecto a los empleados estadounidenses con discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) y la ley con respecto a la discriminación etaria en el trabajo (ADEA, por sus siglas en inglés) dan información acerca de los requerimientos del tiempo que se deben guardar los expedientes. La ley ADA se aplica en aquellos negocios con más de 15 empleados y la ADEA en aquellas empresas con 20 o más empleados y ambas requieren que todos los expedientes se guarden por al menos un año, luego del que el empleado deja de pertenecer a la empresa.

Empleados potenciales

La ADA y la ADEA no solo brindan reglas acerca del mantenimiento de la documentación de los empleados sino que también les pide a las empresas que guarden los currículum vítae y otros materiales de solicitudes durante un año o en el caso de la ADEA durante dos años si el empleado tiene más de 40 años de edad. Estas estipulaciones se rigen para examinar las prácticas de contratación de las empresas en caso de que haya una demanda por discriminación laboral.

Otros requerimientos específicos

Además de la ADA y la ADEA hay otras legislaciones federales que requieren la retención de cierta documentación de los empleados. La ley referida a las licencias médicas familiares (FMLA, por sus siglas en inglés) requiere que la documentación médica en referencia a licencias se retenga por tres años. La ley de seguridad y salud ocupacional (OSHA, por sus siglas en inglés) requiere que cualquier documentación relacionada a enfermedades o lesiones laborales se guarde por un mínimo de cinco años o en casos muy extremos en los que haya materiales tóxicos o patógenos involucrados, se conserven por 30 años.

Advertencias

Las leyes federales con respecto a la retención de los expedientes de los empleados no son las únicas regulaciones a las que hay que prestar atención. Muchos estados tienen sus propias leyes que requieren que los registros se guarden por más tiempo que el demandado por la ley federal. Siempre es buena idea retener los registros del empleado por un tiempo mayor al requerido por ley ya que los datos pueden ser útiles incluso después de varios años, como evidencia a favor de la empresa en caso de surgir algún procedimiento legal.

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