¿Cómo deben las empresas controlar el presupuesto?

Escrito por james collins | Traducido por antonella iannaccone
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¿Cómo deben las empresas controlar el presupuesto?
El control comienza y termina con el flujo de información. (control y libertad image by Martin RICHIARDONE from Fotolia.com)

La falta de planificación puede llevar al fracaso en el mundo de los negocios. Por lo tanto, las empresas exitosas hacen del presupuesto el centro de las decisiones de la mayoría de los proyectos. El propio presupuesto es una herramienta de control, pero la basura entra y se va. Así que el reto es la gestión del control, que es una herramienta que ayuda a una organización a planificar y monitorear las necesidades de gasto. Esto, a su vez, promueve la eficiencia y ayuda a gestionar la asignación de recursos.

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Fuente de información

Una de las funciones más importantes del presupuesto es la de actuar como una fuente fiable de información, sin embargo, la capacidad de que lo haga depende de la fuente de información. Algunas compañías tienen sistemas extensivos de explotación o de software financiero que proporcionan los números que componen el presupuesto. Otras compañías tienen diferentes fuentes de información para las distintas partidas presupuestarias. De cualquier manera, es importante tener un único punto de contacto y auditar regularmente esa fuente.

Calendario de presupuesto

La mayoría de las empresas tienen un calendario establecido para la creación del presupuesto. Debido al ejercicio fiscal y la temporada de vacaciones, a la mayoría de las empresas les gusta hacer el presupuesto en los meses de verano. Cada grupo con responsabilidad presupuestaria proporciona información y conocimiento sobre el nuevo ejercicio presupuestario y decide sobre un presupuesto determinado. Una vez que el presupuesto se elabora, se publica en todos los grupos, y las reuniones presupuestarias se establecen durante el año para revisar los números reales.

Informes mensuales y trimestrales

La mayoría de las empresas hacen una comparación mensual de los números reales del presupuesto para comprobar las diferencias. Esto proporciona una oportunidad de eliminar el gasto antes de que sea demasiado tarde. Además de los informes mensuales, las opiniones trimestrales también ayudan a controlar los gastos. Los informes se suelen enviar a los jefes de departamento, y el aumento o disminución del gasto está conectado a evaluaciones de desempeño.

Acceso limitado

Si bien el calendario de presupuesto y el presupuesto final se publica en toda la organización, sólo un número limitado de personas tienen acceso al presupuesto o la capacidad de cambiar cualquiera de los números en el presupuesto. Esto asegura que la persona que introduce los números en el presupuesto final se hace responsable de los posibles errores en la publicación o el formato.

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