Deberes de una asistente administrativa en el sector privado

Escrito por melissa cooper | Traducido por maricela guillen
Deberes de una asistente administrativa en el sector privado

La asistente administrativa en una empresa pequeña realiza muchas funciones.

The girl the secretary. image by Hunta from Fotolia.com

Los deberes de una asistente administrativa en el sector privado por lo general son más variados que los de las que trabajan en una empresa grande. En una empresa pequeña, se asignan más tareas a menos personas. Por lo tanto, una auxiliar administrativa en una empresa privada pequeña debe desempeñar varios roles, realizando tareas de oficina, sociales y de transporte.

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Maneja de la agenda

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Una de las principales responsabilidades de una auxiliar administrativa es coordinar la agenda del jefe. Esto implica mantener un registro de cuándo estará fuera de la oficina, donde estará y cómo se lo puede localizar. La asistente concierta las reuniones, los itinerarios de viaje, los plazos e incluso los cumpleaños de los empelados. Si la empresa es una firma legal, deberá anotar cuándo su jefe debe asistir al tribunal; si es una empresa de servicios médicos, deberá saber cuándo estará en una cirugía.

Archiva los documentos de forma eficiente

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Crear y mantener un sistema de archivo lógico -- tanto en papel como electrónico-- es la base del puesto de una asistente administrativa. El archivo de documentos es la piedra angular de la práctica de una empresa, y a menudo se trata de información confidencial.

Crea y modifica documentos

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Aunque muchos ejecutivos son altamente competentes en cuanto a la tecnología, las auxiliares administrativas todavía manejan la mayoría de las propuestas, contratos y correspondencia. Esto requiere de habilidades de comunicación claras y familiaridad con el paquete de software del empleador.

Habilidades de comunicación verbal y escrita

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Una auxiliar administrativa está constantemente en comunicación con otros empleados, su jefe y los clientes. Ya sea por teléfono, en persona o por correo electrónico, siempre deberá estar preparada para responder o hacer preguntas pertinentes para beneficio de la empresa.

Organización social

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Al organizar una junta o reunión, es probable que se te solicite ordenar el almuerzo para tu jefe y los invitados o clientes. Muy a menudo necesitarás habilidades de planificación social y organizativas, tanto sea para una fiesta de la oficina o para un evento comunitario.

Responsabilidades del transporte

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Las responsabilidades referentes al transporte incluyen viajes a la oficina de correos para llevar grandes cantidades de correspondencia, transporte de clientes, o incluso viajes a la tienda de suministros de oficina. En una pequeña empresa privada es común que la asistente administrativa también haga la contabilidad y las visitas regulares al banco.

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