Deberes de una asistente administrativa en el sector privado

Escrito por melissa cooper | Traducido por maricela guillen
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Deberes de una asistente administrativa en el sector privado
La asistente administrativa en una empresa pequeña realiza muchas funciones. (The girl the secretary. image by Hunta from Fotolia.com)

Los deberes de una asistente administrativa en el sector privado por lo general son más variados que los de las que trabajan en una empresa grande. En una empresa pequeña, se asignan más tareas a menos personas. Por lo tanto, una auxiliar administrativa en una empresa privada pequeña debe desempeñar varios roles, realizando tareas de oficina, sociales y de transporte.

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Maneja de la agenda

La agenda es una herramienta clave para una auxiliar administrativa.
La agenda es una herramienta clave para una auxiliar administrativa. (calendar image by Szymon Apanowicz from Fotolia.com)

Una de las principales responsabilidades de una auxiliar administrativa es coordinar la agenda del jefe. Esto implica mantener un registro de cuándo estará fuera de la oficina, donde estará y cómo se lo puede localizar. La asistente concierta las reuniones, los itinerarios de viaje, los plazos e incluso los cumpleaños de los empelados. Si la empresa es una firma legal, deberá anotar cuándo su jefe debe asistir al tribunal; si es una empresa de servicios médicos, deberá saber cuándo estará en una cirugía.

Archiva los documentos de forma eficiente

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Poner todo en el lugar apropiado es fundamental para una auxiliar administrativa. (file image by Byron Moore from Fotolia.com)

Crear y mantener un sistema de archivo lógico -- tanto en papel como electrónico-- es la base del puesto de una asistente administrativa. El archivo de documentos es la piedra angular de la práctica de una empresa, y a menudo se trata de información confidencial.

Crea y modifica documentos

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A pesar de la tecnología, todavía hay muchos documentos y correspondencia que requieren la atención y seguimiento de una asistente. (Jupiterimages/Pixland/Getty Images)

Aunque muchos ejecutivos son altamente competentes en cuanto a la tecnología, las auxiliares administrativas todavía manejan la mayoría de las propuestas, contratos y correspondencia. Esto requiere de habilidades de comunicación claras y familiaridad con el paquete de software del empleador.

Habilidades de comunicación verbal y escrita

Tener excelentes habilidades de comunicación es un requisito en la administración.
Tener excelentes habilidades de comunicación es un requisito en la administración. (working help desk four image by Paul Moore from Fotolia.com)

Una auxiliar administrativa está constantemente en comunicación con otros empleados, su jefe y los clientes. Ya sea por teléfono, en persona o por correo electrónico, siempre deberá estar preparada para responder o hacer preguntas pertinentes para beneficio de la empresa.

Organización social

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Una de las tantas actividades es organizar eventos o juntas de trabajo. (Patrick Ryan/Photodisc/Getty Images)

Al organizar una junta o reunión, es probable que se te solicite ordenar el almuerzo para tu jefe y los invitados o clientes. Muy a menudo necesitarás habilidades de planificación social y organizativas, tanto sea para una fiesta de la oficina o para un evento comunitario.

Responsabilidades del transporte

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En una empresa pequeña la asistente debe realizar muchas tareas de transporte, como asistir al banco. (Ryan McVay/Photodisc/Getty Images)

Las responsabilidades referentes al transporte incluyen viajes a la oficina de correos para llevar grandes cantidades de correspondencia, transporte de clientes, o incluso viajes a la tienda de suministros de oficina. En una pequeña empresa privada es común que la asistente administrativa también haga la contabilidad y las visitas regulares al banco.

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