Deberes de un asistente de servicio

Escrito por alan faeorin-cruich | Traducido por luciano ariel castro
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Deberes de un asistente de servicio
Los asistentes de servicios hacen frente a consultas telefónicas de los clientes y ayudan a otros miembros del personal. (customer service image by Mat Hayward from Fotolia.com)

Un asistente de servicio es un trabajador del personal encargado de asistir a un directivo con funciones generales de administración en el día a día. Ellos pueden trabajar en cualquier departamento dentro de una organización, a menudo con un título especializado como asistente de servicio al cliente, ayudante de servicio de preparación de alimentos o asistente de servicios de recursos humanos. No importa donde trabaja un auxiliar de servicios, sus funciones principales siguen siendo las mismas.

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Preparar la correspondencia

Un asistente de servicio abre y distribuye la correspondencia. Esto implica mover la correspondencia a la persona correcta o tratar con ella directamente si es posible. El asistente de servicio prepara la correspondencia para el administrador. Esto puede implicar la transcripción de una carta dictada o el uso de plantillas de la empresa para crear una carta. La preparación de memorandos interdepartamentales es también el deber del asistente de servicio.

Deberes de un asistente de servicio
La preparación de memorandos interdepartamentales es también el deber del asistente de servicio. (Photos.com/PhotoObjects.net/Getty Images)

Responden a los teléfonos

Es deber del asistente de servicio en cualquier departamento de contestar las llamadas telefónicas entrantes. Él investigará en cuanto a la información requerida por la persona que llama y hará frente a la llamada apropiada. Esto puede implicar tomar los datos de contacto y transmitir un mensaje al administrador, transferir la llamada o el envío de información solicitada a la persona que llama. Según samplejobdescriptions.org, un asistente de servicio al cliente es responsable de responder a las consultas del cliente y tomar pedidos por teléfono. Un asistente de servicio trabajando en el departamento de recursos humanos de una organización se ocupará principalmente de los empleados que llaman por teléfono desde el interior de la empresa.

Deberes de un asistente de servicio
Es deber del asistente de servicio en cualquier departamento de contestar las llamadas telefónicas entrantes. (Comstock Images/Comstock/Getty Images)

Recoger datos y elaborar informes

Todos los asistentes de servicios son responsables de recoger los datos necesarios para elaborar los informes para sus directivos. Esto puede implicar un desglose de los gastos del departamento, un informe sobre las ubicaciones de los clientes o de un informe sobre la ausencia de empleados, entre otras cosas. El asistente de servicio es responsable de solicitar la información necesaria de otros departamentos y de preparar un informe detallado con un resumen del gerente que puede ofrecerle como una presentación, si así lo solicita.

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Todos los asistentes de servicios son responsables de recoger los datos necesarios para elaborar los informes para sus directivos. (Dynamic Graphics/Dynamic Graphics Group/Getty Images)

Gestionar base de datos

La creación y gestión de una base de datos está a cargo de un auxiliar de servicio. Se utilizará un programa de base de datos como Access, Filemaker o Altova. El contenido de la base de datos dependerán del departamento donde trabaja el asistente de servicio. La base de datos de un asistente de ventas incluirá los niveles de inventario, una base de datos de servicio al cliente tendrá los datos del cliente, y una base de datos de recursos humanos tendrá información de los empleados. El asistente de servicios tiene la obligación de mantener y actualizar la base de datos con regularidad, lo que garantiza que toda la información esté al día y sea correcta.

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El asistente de servicios tiene la obligación de mantener y actualizar la base de datos con regularidad, lo que garantiza que toda la información esté al día y sea correcta. (Comstock Images/Comstock/Getty Images)

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