Deberes del departamento administrativo

Escrito por molly park | Traducido por mercedes roch
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Deberes del departamento administrativo
Esta mujer está participando en una función primaria de un auxiliar administrativo. (young pretty secretary image by Ales Masner from Fotolia.com)

Aunque John G. Pollard, el gobernador número 51 de Virginia, pudo haber dicho en broma, "La capacidad ejecutiva es decidir rápidamente y conseguir a alguien para hacer el trabajo", a menudo se puede sentir así el personal administrativo en cualquier negocio u oficina gubernamental que generalmente son los destinatarios de deberes especiales de su jefe y, a veces, sus cargas también.

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Coordinación

En la parte superior del departamento administrativo está alguien con el título de o similar a gerente de oficina. Esta persona no sólo realiza sus propios deberes que le son asignados, sino que también puede gestionar un equipo de personal administrativo sobre una base diaria. También podría dirigir varios departamentos dentro de una empresa, garantizando que el personal esté siguiendo adecuadamente las directrices de sus superiores y realizando estas tareas de manera oportuna. En las grandes empresas, los gerentes de los diferentes departamentos puede que tengan que reunirse y coordinar con los otros, según el Departamento de la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos.

Documentos

Mientras que realizan una variedad de trabajos de oficina, la recopilación y la difusión de documentos es el primer deber de los asistentes administrativos y directivos. Por ejemplo, en la Universidad de Rochester, el personal del departamento administrativo ayuda en todos los aspectos de la preparación de documentos de propuesta en el momento oportuno, entregando esos papeles a donde son necesitados, haciendo modificaciones de ser necesario, y rastreando el éxito de los documentos después de alcanzar a los destinatarios adecuados.

Interacción con el cliente

En muchas empresas, un miembro del personal administrativo es la primer persona que un invitado o un cliente verán cuando entren. Esta persona se llama normalmente secretaria, asistente administrativo, o gerente de servicio al cliente. Como ha señalado la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos, cada una de estas funciones implica interactuar con el público en general, ya sea en persona, por correo electrónico o por teléfono.

Archivar

El mantenimiento del orden dentro del ambiente de la oficina se lleva a cabo en gran parte archivando adecuadamente los documentos, fotografías, y cualquier otro artículo que no esté destinado al público y que contenga información importante sobre la compañía. El archivamiento puede hacerse por orden alfabético, numérico o por otro sistema, tal como describe el Departamento de Recursos Humanos de la Universidad Berkeley de California.

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