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Deberes generales de un administrador de oficina

Escrito por alan faeorin-cruich | Traducido por mary lascano
Deberes generales de un administrador de oficina

El mantenimiento de un calendario es sólo uno de los muchos deberes de un miembro del personal de administración de oficina.

office image by Raimundas from Fotolia.com

El personal de administración de oficina proporciona asistencia a los trabajadores de oficina. Mantiene registros y sistemas de archivo y, a menudo está a cargo de la introducción de datos. Se puede mantener una base de datos de clientes o de inventario y producir correspondencia para enviar por correo, y leer y enviar correo al departamento correcto. El objetivo general de cualquier administrador de oficina es hacer el trabajo más fácil a su supervisor.

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Gestión de base de datos

Un miembro del personal de administración de oficina no construye una base de datos, pero será requerido de ingresar detalles y ser capaz de llamar a los registros que cumplen con ciertos criterios en un momento previo. También deben presentar informes basados ​​en la información de la base de datos. Estos informes suelen pasar a lo largo de los altos funcionarios o presentados en una conferencia.

Preparación de la correspondencia

La correspondencia puede ser una carta individual o un boletín informativo dirigido a todos los clientes. El personal de administración de oficina deberá elaborar notas y anuncios y enviarlos a todo el personal. Se espera que atiendan las consultas de correo electrónico y pasar cualquier tipo de respuesta al correo electrónico del departamento correspondiente.

Administración de horarios

Reservar citas, planificar conferencias e informar al personal de los horarios tradicionalmente significaba anotar todas sus citas en una agenda central y enviar las actualizaciones semanales o diarias al personal. Ahora, la mayoría de la programación se completa electrónicamente con los programas de gestión de datos, tales como Outlook, iCal o Eudora. Éstos permiten que un miembro del personal de administración de oficina actualice y publique varios calendarios electrónicamente. Esto permite que otros miembros del personal revisen los calendarios simultáneamente, haciendo los ajustes necesarios.

Contestar llamadas telefónicas

El personal de administración de oficina contesta los teléfonos y trata con los clientes o los transfiere a un departamento más adecuado para responder a sus consultas. También es deber del personal de administración de oficina grabar mensajes detallados junto con la información de contacto de la persona que llama.

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