Deducciones de nómina en Microsoft Access

Escrito por bonnie conrad | Traducido por karen angelica malagon espinosa
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Deducciones de nómina en Microsoft Access
Guardar la información fiscal en consultas puede mejorar la velocidad de tu base de datos. (Creatas/Creatas/Getty Images)

Una base de datos de Access sirve como un excelente vehículo para almacenar los registros de un empleado, desde fechas de contratación y las direcciones postales hasta el sueldo y la información sobre deducciones de nómina. Si planeas usar una base de datos de Access para tus cálculos de nómina, diseño de tus primeras tablas y llenado de la información básica necesaria entonces usa una serie de consultas e informes calculados para computar los impuestos de nómina y más información importante.

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Creación de tablas

Cuando construyas la tabla con base en la base de datos de nómina de tu empleado necesitas establecer los campos de manera adecuada. Necesitas campos para el primer y último nombre de cada trabajador, así como el campo de número de Seguro Social o de identificación de cada empleado. El sueldo anual del trabajador va en otro campo, el cual debe ir en el formato de moneda. No tienes que crear campos para las deducciones de nómina, ya que las puedes calcular con base en la información contenida en la tabla.

Cálculo de consultas

Una de las cosas que hacen de Microsoft Access un programa eficiente de base de datos es que no necesita de toda la información para guardarla de manera permanente en las tablas. En lugar de eso, los diseñadores de bases de datos pueden crear una serie de campos calculados en las consultas. Estos campos dan la información en tiempo real sin necesidad de guardar más campos en la tabla. Por ejemplo, si la información sobre salario se guarda en un campo conocido como "GrossPay" (Pago bruto), el desarrollador de la base de datos puede crear una consulta calculada para computar el impuesto de Medicare con base en esa cifra. Este campo calculado se leería como "MedicareTax:[GrossPay]1,45%" (Impuesto de Medicare: [PagoBruto]1,45%) asumiendo que el impuesto de nómina de Medicare es del 1,45% del pago base.

Informes

Cuando la consulta y los campos calculados estén en su lugar, los diseñadores de la base de datos pueden crear un informe que les permita a los usuarios obtener la información que quieren ver de los empleados. El diseñador puede crear un informe para cada departamento el cual filtra a los trabajadores en ese departamento con base en un código en la tabla de la base de datos. Por ejemplo, el informe usado por el director de servicios técnicos se puede filtrar en el de los trabajadores con un código de "TS". Cuando un director hace el informe, también hace una lista completa de los trabajadores y de los sueldos con cálculos para los impuestos de nómina que sean necesarios.

Información en tiempo real

Uno de los aspectos más importantes de Microsoft Access es que los usuarios pueden obtener la información en tiempo real en el momento en que hagan clic en una cuestión o informe. Cuando los usuarios ingresan esos elementos a la base de datos el programa jala la información importante de manera directa desde las tablas de la base de datos y los resultados incluyen cualquier actualización que otros usuarios pudieran haber hecho. Esto permite a los directores que trabajan con presupuestos, por ejemplo, poner en funcionamiento un informe de todas las personas que conforman el departamento y ver su información del año actual hasta la fecha junto con las deducciones de nómina necesarias.

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