Definición de control de documentos

Escrito por christine lebednik | Traducido por enrique pereira vivas
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Definición de control de documentos
Definición de control de documentos. (Goodshoot RF/Goodshoot/Getty Images)

La función de control de documentos tiene la responsabilidad de administrar el flujo y el almacenamiento de documentos de una organización a través de diversas funciones y procesos. Estos incluyen el mantenimiento de archivos y el uso de una adecuada distribución y procedimientos de revisión como se indica en Siliconfareast.com.

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Sistema de bibliotecas

La función de control de documentos tiene el papel de mantener correctamente los procedimientos internos de la biblioteca de manera que el acceso al personal apropiado ocurra pero el paradero de la documentación oficial siga siendo conocida en todo momento.

Almacenamiento/archivo

Otra actividad clave de la función de control de documentos es la del almacenamiento y el archivo de documentos para garantizar la accesibilidad adecuada de todos los archivos necesarios.

Revisiones

La función de control de documentos también tiene la responsabilidad de asegurar que la documentación aprobada oficialmente sólo sea revisada en el contexto de los procesos y de las aprobaciones correspondientes. Esto puede implicar solicitudes de cambio en un sistema de documento o proyecto (DCR, por sus siglas en inglés) que requieren firmas designadas antes de que un documento previamente aprobado pueda tener cambios adicionales realizados.

Flujo de trabajo

El personal de control de documentos también realiza actividades con el objetivo de garantizar un flujo de trabajo eficiente, como la asignación de documentos adecuada al personal administrativo o de secretaría para las actividades tales como el procesamiento o el escaneado de textos.

Rastreo

La función de control de documentos también realiza un seguimiento oportuno de la producción de los documentos a través del proceso general del flujo de trabajo, tales como mediante el uso de listas de edad que indican que los documentos han pasado demasiado tiempo por el proceso del flujo de trabajo.

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