Finanzas

Definición del departamento de compras en una empresa

Escrito por sam williams | Traducido por susana inglese
Definición del departamento de compras en una empresa

El departamento de compras se encarga de mantener las existencias en las estanterías.

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Cada decisión que se toma en un negocio tiene el potencial de amenazar su rentabilidad o mejorarla. Si no se cuenta con una buena información, las decisiones que se toman podrían provocar que el negocio pierda parte del mercado. Por otro lado, las decisiones oportunas pueden ahorrar dinero de las empresas y mejorar su posición en el mercado. El departamento de compra de una empresa tiene la tarea de investigar y monitorear las decisiones de compra del negocio.

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Qué es un departamento de compras

Las empresas suelen comprar tantos bienes y servicios como los que venden. Compran los materiales para fabricar los productos y contratan los servicios de profesionales sobre una base contractual, cuando no tienen un especialista dentro de su personal para haga determinadas tareas. Para supervisar el proceso de compra y asegurar que se mantenga dentro de los parámetros para mantener la rentabilidad del negocio, una empresa utiliza el departamento de compras para supervisar a los proveedores, prestadores de servicios, equipo de compras e incluso la investigación en control de calidad.

Proceso de adquisición

En las grandes corporaciones a menudo hay una oportunidad de adoptar nuevas tecnologías o nuevos proveedores, es decir, la implementación de software. Debido a que las grandes corporaciones arriesgan más mediante la adopción de nuevas estrategias, su departamento de compras debe llevar a cabo una investigación exhaustiva sobre el impacto que la compra podría tener en la empresa, identificar las alternativas, evaluar el riesgo y compararlo con lo que ya tienen. En el libro "Gestión de Compras y Cadena de Suministro", Robert M. Monczka explica que no es raro en un departamento de compras de participar con tecnología en una empresa nueva, mientras que el producto aún está en desarrollo y lo siguen a través del proceso.

Solicitudes de oferta

Las pequeñas empresas quieren hacer negocios con las empresas grandes. Para hacer el proceso más fácil para una pequeña empresa para lanzar sus servicios y productos a las empresas y para las empresas que permanecen abiertos a nuevas posibilidades, las empresas aceptan las propuestas. El departamento de compras gestiona la recepción y revisión de estas propuestas. En el libro, "Compras y Supply Chain Management", Arjan J. Weele, Weele dice: "El proceso de selección de los interesados incluye ejecutar los informes de crédito, gestionar entrevistas, hacer pruebas de productos y las instalaciones para turismo."

Negociación

En el departamento de compras las habilidades de negociación son esenciales para que el negocio consiga los productos y servicios que necesita en las mejores condiciones posibles. Kenneth Killen, en un artículo de Modern Casting, dijo que la mayoría de las empresas compradoras han sido relegadas a sólo llenar solicitudes sin pensarlo mucho. En su opinión, las empresas podrían ahorrar más dinero si los departamentos de compras negocian en términos tales como los contratos anuales, descuentos por orden de cantidad y precios. De lo contrario, el departamento de compras sólo sirve como un departamento de cuentas por pagar.

Trabajar con recibos y cuentas por pagar

A menudo, el departamento de compras trabaja en estrecha colaboración con los departamentos de cuentas por pagar y recibos. El departamento de cuentas por pagar procesa los pagos por los suministros comprados y el departamento de recibos controla la recepción de los suministros para asegurar que el proveedor hace honor al acuerdo. Dependiendo del tamaño de la empresa, todos estos departamentos se pueden separar o combinar en varias situaciones.

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