Definición de las etapas de planificación de un proyecto de sistemas de información

Escrito por billie nordmeyer Google | Traducido por mike tazenda
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Definición de las etapas de planificación de un proyecto de sistemas de información
La etapa de planificación de un proyecto de sistemas es fundamental. (Goodshoot/Goodshoot/Getty Images)

Los procesos de planificación de un proyecto de sistemas de información son específicos de cada organización. Sin embargo, todos los planes de proyecto abarcan determinar y documentar el alcance del mismo, definir un calendario, identificar los recursos, determinar los requerimientos y métodos de comunicación y especificar y evaluar el riesgo del proyecto. El desarrollo y la entrega de la definición del alcance y de los cinco planes del proyecto son principalmente responsabilidad del administrador del mismo o project manager. Sin embargo, estos esfuerzos de planificación son apoyados por personal tanto de las áreas directivas como operativas. La aprobación del plan indica que se ha completado la fase de planificación de su ciclo de vida.

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Alcance del proyecto

La declaración del alcance del proyecto determina qué se tratará y qué no en el proyecto de sistemas de información. Los parámetros del proyecto son acordados por las partes interesadas. La declaración del alcance identifica al administrador del proyecto y al patrocinante, especifica la fecha estimada de entrega, los documentos de negocios y los objetivos, y determina qué tipo de trabajos estarán dentro o fuera del alcance del proyecto. Además, se determinan los procesos de control de cambios y su documentación. El alcance del proyecto es responsabilidad del gerente del proyecto o project manager. Él debe comenzar a trabajar en el documento tan pronto como se otorga la aprobación de la planificación del proyecto.

Riesgo del proyecto

El plan de gestión de riesgos especifica los riesgos con los que se deben lidiar durante el ciclo de vida del proyecto, determina el nivel de estos riesgos, identifica los medios para rastrearlos y documenta las estrategias que la empresa utilizará para lidiar con ellos. Se describe un registro de riesgos para utilizarlo en la identificación y evaluación de los mismos. El gerente del proyecto es responsable tanto de crear el plan de riesgos como de dirigir los procesos necesarios para identificar, documentar y gestionar estos. El plan de gestión de riesgos se completa temprano en el ciclo de vida del proyecto.

Control de cambios

La forma en que los cambios se identifican, documentan, evalúan, aprueban, priorizan, agendan y rastrean durante el proyecto está determinada por el plan de gestión de cambios. La creación de un método para pedir cambios en el proyecto es un elemento clave de esta parte del plan. El gerente del proyecto es responsable de la creación de este plan. También debe velar por el cumplimiento de este plan, el cual se crea temprano en el ciclo de vida del proyecto.

Plan de trabajo

Un plan de trabajo o estructura de trabajo identifica las tareas que se deben completar para lograr los objetivos del plan. Se usa para estimar el costo del proyecto y determinar el calendario del proyecto y la asignación de tareas. El plan de trabajo sirve como herramienta para rastrear y reportar el avance sobre el proyecto. El gerente del proyecto crea el plan de trabajo con la participación de las partes interesadas. Es su responsabilidad asegurar que se haga referencia al mismo y se mantenga actualizado durante toda la vida del proyecto. El plan de trabajo se crea luego de definir el alcance del proyecto.

Plan de comunicación

El plan de comunicación determina qué información se requerirá a través del proyecto. El proyecto de comunicación se refiere a los cambios en el alcance, el riesgo, los progresos y problemas, presupuesto y personal. El gerente del proyecto es responsable de la documentación de información, la publicación de esta, el formato de las comunicaciones, la distribución de esta información y su almacenamiento. El plan de comunicación se ve afectado por el alcance del proyecto, las partes interesadas, los riesgos identificados, la estructura del equipo, la experiencia de los miembros del mismo y los procesos del proyecto. El gerente del proyecto es responsable de crear y revisar el plan de comunicaciones y de monitorizar su cumplimiento. El plan de comunicaciones se completa luego de establecer el alcance del proyecto.

Plan de recursos

El plan de recursos documenta la cantidad y tipo de recursos requeridos por el proyecto. También se aborda la disponibilidad y el costo de estos recursos. El plan de recursos es responsabilidad del gerente del proyecto. Éste se crea luego de la definición del alcance del proyecto.

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