Finanzas

Definición de un manual de procedimiento

Escrito por contributing writer | Traducido por mayra cabrera
Definición de un manual de procedimiento

La importancia de los manuales de procedimiento para el buen funcionamiento de una empresa.

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Los manuales de procedimiento brindan instrucciones e indicaciones para la operación diaria de un proyecto empresarial. Los manuales de procedimiento son esenciales para asegurar consistencia y cualidad en los productos y servicios. Cada interés empresarial, desde un empresario solo hasta pequeñas empresas o grandes corporativos debería tener un manual de procedimientos para cada miembro del personal como parte de una prescripción de trabajo por escrito. Los manuales de procedimiento también proveen una respuesta por escrito para contingencias o soluciones para problemas comunes. Las soluciones aseguran que los problemas comunes tengan cada vez la misma respuesta.

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Soluciones e instrucciones específicas

Los manuales de procedimiento que se relacionan a los requerimientos de desempeño laboral de los miembros del personal, aseguran que cuando un nuevo miembro del personal es contratado el desempeño laboral será exactamente el mismo. Cuando los miembros del personal estén ausentes debido a enfermedad o vacaciones, el empleado que se hará cargo de tal posición estará dispuesto a llevarlo a cabo de acuerdo a políticas establecidas mediante el uso del manual de procedimientos.

Referencia rápida

Los manuales de procedimiento proveen de una referencia rápida cuando hay una duda o problema. El desarrollo de un manual de procedimientos para cada puesto ocupado, producto o servicio provee de la consistencia necesaria y toma el lugar de sólo transmitirlo oralmente, que es consecuentemente poco fiable. Las revisiones al manual de procedimientos son generalmente conducidas cada vez a una nueva posición, producto o servicio que es introducido a la organización. Cada manual de procedimientos incluye una tabla de contenidos, un glosario de términos y copias de formas utilizadas en el desempeño de una tarea.

Creación de un manual de procedimientos

Sin soluciones documentadas, instrucciones e indicaciones no puede haber uniformidad en los negocios. La mejor presentación para un manual de procedimientos es una carpeta, por lo general una con tres anillos. Los manuales de procedimientos tienden a contener al menos 100 páginas. Las ilustraciones para el manual pueden crearse con una cámara digital. Los administradores de empresas determinan la información a ser incluida en el manual de procedimientos mediante el desarrollo de un esquema y las contribuciones requeridas por cada persona en el departamento que el manual de procedimientos va a afectar. Los empleados de departamentos específicos tienen conocimiento de los problemas y cuestiones que comúnmente ocurren en ese departamento.

Asesoría de expertos

Los directivos que crean un manual de procedimientos también buscan guiarse por expertos que tienen una trayectoria probada dando soluciones y desarrollando procedimientos y políticas. Un equipo de profesionales, cada uno con una tarea específica, documenta por escrito las políticas de la organización de negocios y procedimientos para el manual. Cada procedimiento en el manual de procedimientos deberá trabajarse antes si van a ser incluidas en el manual de procedimientos. Trabajar a través de cada procedimiento permite al equipo la oportunidad de ver qué ten efectiva puede ser la solución propuesta.

Gráficas en un manual de procedimientos

Las fotografías están incluidas en los manuales de procedimientos, especialmente si se requieren de múltiples pasos para llevar a cabo una tarea. La gente suele responder mejor a instrucciones escritas o indicaciones apoyadas por imágenes o ilustraciones.

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