Derechos y deberes de un agente de compras

Escrito por jaime golden | Traducido por valeria garcia
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Derechos y deberes de un agente de compras
Un agente de compras debe entender sobre tendencias de costos y precios para ahorrarle dinero a la organización. (Hemera Technologies/Photos.com/Getty Images)

Un agente de compras es nombrado por un gerente o un funcionario financiero y también puede ser llamado encargado de compras. Los agentes de compras necesitan comprar materiales y suministros para empresas, o éstas no pueden producir sus productos. La mayoría de este tipo de agentes trabajan para empresas de software, agencias gubernamentales, empresas u hospitales. Estos empleados deben ser capaces de investigación, comprender conceptos de cuentas por pagar y estar dispuestos a trabajar con otros proveedores y contratistas.

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Contratación

Un agente de compras desarrolla y crea contratos de suministros, servicios y equipos necesarios para operar la entidad pública o empresa. Él debe negociar estos contratos dentro de los límites de un presupuesto y debe intentar garantizar el contrato menos caro para todos los bienes adquiridos. El oficial de compra debe volver a evaluar contratos regularmente.

Relaciones con el proveedor

El agente de compras debe mantener una buena relación de trabajo con todos sus proveedores y contratistas. Esto significa una revisión regular por teléfono y posiblemente en persona. Las relaciones con los vendedores son cultivadas visitando las tiendas de los competidores y realizando encuestas. Los vendedores satisfechos están propensos a seguir o reintegrar contratos durante los muchos años por venir.

Cuentas por pagar

Todos los proveedores y contratistas deben ser pagados en el momento oportuno. Un agente de compras supervisa toda la actividad de las cuentas por pagar, asegurando que todas las facturas sean pagadas. Comprobar para asegurar que las cantidades de factura son correctas y que los precios coinciden con contratos por escrito son funciones primarias de los agentes de compras. El pago de facturas a tiempo creará relaciones más positivas con contratistas y proveedores, fomentando las relaciones de negocio de mayor duración.

Nuevas adquisiciones de negocios

Encontrar nuevos negocios para hacer contratos también es la responsabilidad de un agente de compras. Mantenerse informado de todas las tendencias de análisis de contrato, tendencias de precios y de productos es importante para los agentes de compras. Estar consciente de las tendencias y noticias de actualidad le ayudarán a maximizar el presupuesto de la organización y llevar los mejores contratos posibles.

Atención al cliente

El soporte y servicio al cliente incluye el manejo y supervisión de todas las reclamaciones de piezas faltantes o defectuosas. Los clientes y contratistas insatisfechos deben ser manejados por medio de los agentes de compras, quienes también pueden ayudar a evitar más problemas con los productos y las entregas mediante la revisión de productos para encontrar errores y defectos comprobación, así como también realizar ajustes por envíos retrasados.

Costos y análisis de precios

Las agencias o empresas pueden requerir que un agente de compras proporcione información sobre las tendencias de gastos. Analizar lo que se gasta en productos y servicios ayudará a los directivos a tener una idea de si están gastando demasiado o demasiado poco en suministros y servicios. Gastar dinero sabiamente puede ayudar a mantener las hojas de balance de la organización en orden.

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