Finanzas

Cómo desarrollar una oficina de gestión de proyectos

Escrito por bob turek | Traducido por mary gomez
Cómo desarrollar una oficina de gestión de proyectos

Utiliza gerentes de proyecto con experiencia que sepan cómo ofrecer consejos y que sean expertos en la aceleración de los proyectos.

Goodshoot/Goodshoot/Getty Images

Una oficina de gestión de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) es una función de la empresa que las ayuda a ejecutar estrategias y a aumentar el éxito de los proyectos. Dado que los proyectos pueden superponerse y ser presentados por muchos departamentos, pueden duplicarse y hacer que se desperdicien recursos. Tales recursos disponibles para los proyectos tienden a ser escasos y corren el riesgo de ser utilizados en varios proyectos al mismo tiempo. Unir estrategias y proyectos y ayudar a que los proyectos se realicen más rápido y a tiempo justifican una PMO.

Nivel de dificultad:
Difícil

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Instrucciones

  1. 1

    El personal de la PMO. Utiliza gerentes de proyecto con experiencia que sepan cómo ofrecer consejos y que sean expertos en la aceleración de los proyectos para mejorar el rendimiento general del mismo. Crea un comité directivo ejecutivo compuesto por los principales ejecutivos de la empresa que sean responsables de crear las estrategias de la empresa. Asigna a la PMO que informe al comité de dirección ejecutiva. Haz que la misma haga sugerencias sobre los nuevos proyectos que van a comenzar, haga sugerencias sobre detener proyectos en curso y proporcionen información de costos y beneficios al comité de dirección ejecutiva. Haz que el Comité de Dirección Ejecutiva apruebe o desapruebe las propuestas formuladas por la PMO.

  2. 2

    Realiza un inventario de proyectos identificando todos los proyectos en una empresa. Determina las estrategias de la empresa a través del comité de dirección ejecutiva. Para cada proyecto, determina si el proyecto se moverá en dirección hacia la ejecución de una estrategia de la empresa. Determina si los proyectos duplican a otros y/o se superponen. Para los proyectos que no están vinculados a las estrategias, determina si su cancelación tendrá un impacto en la organización; los proyectos que no ayudan a ejecutar una estrategia en la empresa por lo general no son necesarios. Para los proyectos que se superponen con otros o que se duplican, determina las tareas necesarias para completar los objetivos del proyecto y diseña proyectos nuevos para reemplazar los proyectos que se superponen y elimina los proyectos duplicados.

  3. 3

    Ayuda a los directores de proyectos a diseñar la planificación del mismo para reducir el número de pausas y arranques de los recursos por trabajar en varios proyectos al mismo tiempo. Elimina la supervisión de los proyectos de los deberes de la PMO donde la programación de las tareas individuales son supervisadas para que se culminen, permite que las tareas individuales sean controladas por los administradores de proyectos individuales y los recursos que salen de la PMO para centrarse en el uso de recursos y asesorar a los directores de proyectos sobre la forma de administrar sus recursos y tareas de secuencia para acelerar los proyectos.

Consejos y advertencias

  • Una PMO nunca debe ser formada en una situación de crisis para simplemente resolver la crisis. Deberá ser de corta duración y no tener un impacto en curso. Las PMO que se centran en el rendimiento y aceleran los proyectos tienen un valor mucho mayor que aquellas que simplemente supervisan los proyectos.

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