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Cómo desarrollar un protocolo o procedimientos

Escrito por serena cassidy | Traducido por adriana de marco
Cómo desarrollar un protocolo o procedimientos

working hands image by Jon Le-Bon from Fotolia.com

Los procedimientos son detalladas instrucciones de cómo completar una tarea específica, paso a paso. Mientras que las políticas describen las reglas de una organización, un procedimiento describe como se llevan a cabo esas políticas. Ambos, los procedimientos y las políticas, contribuyen a la eficiencia y efectividad general de una organización poniendo en blanco y negro los niveles operacionales. Las compañías deberían rever y actualizar los procedimientos regularmente para asegurarse de que las políticas y los cambios en la empresa se reflejan adecuadamente en el trabajo que se hace. Un procedimiento puede estar escrito por una persona o por un comité organizativo.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Instrucciones

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    Identifica el tema del procedimiento. Considera cómo se alinea el procedimiento con la misión, la visión y las metas de la organización. Revé la preocupación subyacente o la razón para el desarrollo del mismo. Junta toda la información que necesitas para entenderlo. Junta la información de procedimientos similares dentro de tu organización, si los hay. Consulta con quienes se verán afectados por él. Describe el resultado deseado al aplicarse este procedimiento y recuérdalo mientras lo desarrollas.

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    Crea una declaración haciendo conocer el propósito del procedimiento. Haz que sea fácil de entender, usa lenguaje llano y trata de que sea lo más resumido posible. Incluye una idea general del procedimiento. Identifica los conocimientos y las habilidades necesarias para completarlo y destaca las preocupaciones de seguridad o precauciones que se deben tomar al seguirlo. Haz referencia al equipo que se debe usar.

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    Escribe un borrador. Lista los pasos que se deben completar en orden, usando una acción por paso. Comienza cada línea con verbos de acción. Estipula quién es responsable por cada paso. Manténlos cortos y concisos. Dirige a los usuarios a documentos y formularios relevantes, si lo necesitas. Explica los términos que sean poco familiares o técnicos.

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    Implementa el procedimiento del borrador. Reparte entre los usuarios una copia del borrador y dales la oportunidad de chequearlo antes de terminarlo. Junta las opiniones sobre cómo el procedimiento afecta el desarrollo del trabajo, ya sean positivas o negativas. Usa las opiniones para hacer los ajustes y cambios necesarios.

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    Finaliza el procedimiento. Mándalo a la gerencia para su aprobación. Reporta los resultados de las pruebas piloto y da las recomendaciones para su implementación. Junta todas las subsecuentes opiniones de la gerencia y haz los cambios que se pidan. Inserta formularios numerados o fechas de creación y revisión en el procedimiento para poder chequear la versión que se está usando y las revisiones que le puedan seguir. Comunica el procedimiento final a todo el personal para asegurarte de que se esté usando efectivamente.

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    Revisa y evalúa el procedimiento regularmente. Conduce una revisión regular junto con las políticas relacionadas con él. Comprueba que el personal lo entienda, que lo están usando efectivamente y si está dando los resultados deseados. Haz cambios basados en las opiniones de los trabajadores y de acuerdo a los cambios de las políticas organizativas. Asegúrate de que el personal reciba versiones actualizadas.

Consejos y advertencias

  • El personal debe tener conocimientos básicos de los procedimientos organizativos y sobre las políticas en los que se basan.
  • Busca modelos de formularios de procedimientos en línea o visita una biblioteca local para sacar ideas que puedas usar.
  • Los procedimientos deben reflejar las políticas, las leyes y las regulaciones de la organización.
  • Busca la opinión de los que se verán afectados por el procedimiento para asegurarte de que apoyen la forma de trabajo de la organización.

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