Describe las ventajas y desventajas de la administración de proyectos

Escrito por vanessa cross | Traducido por francisco roca
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Describe las ventajas y desventajas de la administración de proyectos
La administración de proyectos es usada para realizar cambios rápidos dentro de una organización. (BananaStock/BananaStock/Getty Images)

La administración de proyectos es un proceso especial que se utiliza para planificar, operar y supervisar los proyectos. Su objetivo es lograr de manera eficiente las metas y objetivos del proyecto o resolver un problema particular. Es diferente de la dirección general, en parte debido a su enfoque de completar objetivos bien definidos dentro de restricciones específicas relacionadas con el tiempo, costo y calidad. Si bien se considera en general una herramienta de administración eficaz para la consecución de los objetivos estratégicos del negocio, también se observa que tiene tanto ventajas como desventajas.

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Cambio organizacional

La administración de proyectos se reconoce como un medio eficaz para lograr un cambio rápido dentro de una organización. "Las investigaciones indican que el 76% de los ejecutivos de alto nivel en todo el mundo atribuyen los cambios exitosos en las iniciativas administrativas a la efectiva administración de proyectos", escribe la consultora de administración de proyectos Rita Mulcahy en un documento producido por RMC Project Management, Inc. Como resultado, la planificación estratégica a nivel ejecutivo dentro de una organización con frecuencia incluye a la administración de proyectos como un vehículo para lograr los objetivos del negocio.

Metodologías

La evaluación de la administración de proyectos y las características de supervisión han creado métodos útiles para la evaluación de los proyectos propuestos. Los gerentes de proyecto pueden determinar rápidamente si un nuevo proyecto está mal concebido, en parte basándose en los informes del proyecto pasado dentro de una organización y los conocimientos adquiridos por la experiencia de los equipos del proyecto. Además, la literatura de administración incluye información de referencia importante de las mejores prácticas de administración de proyectos relacionados con temas como el sistema de control para la mejora de procesos y la selección de las medidas de desempeño eficaces.

Ahorros en costos

Generalmente, los equipos de proyectos están trabajando más inteligentemente, no más intensamente. El uso de la disciplina en la administración de proyectos proporciona beneficios en los costos a las empresas. El enfoque en una sola meta o metas limitadas proporciona un proceso convincente para ahorrar dinero y tiempo. Los procedimientos eficaces promueven el trabajo en equipo y la comunicación para lograr objetivos de negocio específicos y medibles en un corto período de tiempo.

Exceso de gastos

Los proyectos también pueden consumir muchos recursos en términos de sus necesidades de capital humano y financiero. Uno de los principales problemas surge cuando se subestiman los presupuestos de los proyectos, lo que resulta en la caída de los ingresos en áreas esenciales como los salarios del personal, gastos de funcionamiento, equipo, suministros, necesidades de contratación de terceros y costos administrativos.

Perder el enfoque

Los cambios en los objetivos pueden facilitar los planes de proyectos que pueden tener un impacto significativo en sus resultados. Esto requiere que los gerentes de proyecto supervisen el progreso de los miembros del equipo y de los grupos del proyecto para asegurar que las actividades y tareas sean consistentes con las metas y objetivos originales del proyecto. Aquí, los hitos son una herramienta eficaz que se utiliza con frecuencia en la administración de proyectos para seguir el progreso y asegurarse de que se respeten los objetivos originales.

Problemas en los plazos

El proyecto puede ir fuera del programa cuando los plazos no se calculan correctamente o los miembros del equipo no utilizan técnicas eficaces de administración del tiempo en el manejo de sus asignaciones en el proyecto. El cálculo de los plazos para los hitos, actividades y tareas requieren estimaciones de duración exactas de las unidades de trabajo necesarias para completar un proyecto. Aquí es donde las herramientas de administración del tiempo, como los diagramas PERT y los diagramas de Gantt, son útiles para los equipos para manejar plazos y asegurar que el proyecto se mantiene en el calendario previsto.

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