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Desventajas del software contable

Escrito por laura acevedo | Traducido por pau epel
Desventajas del software contable

Un software contable si bien puede ser muy útil, también presenta varias desventajas.

computer image by Angie Lingnau from Fotolia.com

Muchas compañías utilizan un software contable para ayudar a automatizar las tareas contables de rutina, para establecer el control y crear reportes financieros. Con tantos paquetes de software contable en el mercado, hay por lo general uno que sirve más para las necesidades de una empresa, ya sea una gran corporación o un único propietario. Si bien el software contable puede ahorrar tiempo y ayudar a preservar la información, existen algunas desventajas al utilizarlo.

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Pérdida de información o de servicio

Cuando una empresa depende de un software contable, toda pérdida de servicio debido a un apagón energético o de la computadora puede causar una interrupción en el trabajo. Las interrupciones del trabajo pueden detener la entrada de nueva información como así también, el acceso a la ya almacenada. Sumado a esto, si la información no es adecuadamente resguardada, un apagón de la computadora puede generar la pérdida de datos financieros.

Información incorrecta

La información de un sistema contable es sólo válida cuando está ingresada al sistema. Debido a que la mayoría de sistemas requieren de cierta entrada manual de datos, los resultados financieros pueden ser incorrectos a menos de que toda la información ingresada sea revisada. Si hay una tendencia a revisar sólo los reportes financieros o el rendimiento de un sistema contable, podría ser difícil encontrar información incorrecta.

Configuración del sistema

Cada empresa cuenta con aspectos únicos que pueden generar dificultades al intentar adaptar un paquete de software contable genérico a sus necesidades. Aunque la personalización está disponible para muchos programas, puede generar períodos de inactividad y potenciales errores si no está hecha correctamente. Además, a medida que la empresa crece, puede existir la necesidad de cambiar los paquetes de software contable; esto podría causar una gran interrupción, ya que la información debe ser migrada y un nuevo entrenamiento es necesario para el personal.

Costo

Una desventaja del software contable es el costo implicado. Más allá del desembolso para comprarlo, está el costo de mantención, personalización, entrenamiento y hardware de la computadora. Aunque el ahorro de tiempo pueda justificar el costo, para algunos negocios pueden pasar años hasta que la inversión de un software contable se pague a sí misma.

Fraude

La información almacenada electrónicamente puede ser manipulada y fácil de acceder si los controles adecuados y las medidas de seguridad no están bien utilizadas. Los controles estrictos son necesarios para asegurarse de que sólo personal autorizado use el software contable y tenga acceso a los reportes. Ya que la información financiera puede ser delicada y confidencial, usar un software contable se presta al riesgo de fraude.

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