Las desventajas de la digitalización de documentos
Escrito por Lisa Nelson ; última actualización: February 01, 2018
La digitalización generalizada de documentos ha creado nuevas oportunidades para el almacenamiento de datos en las computadoras y el intercambio de información con personas en lugares distantes. Al mismo tiempo, plantea una serie de retos que deben ser considerados cuidadosamente por los responsables de establecer las políticas de reproducción de documentos. Algunos de los desafíos que plantea son tangibles y se pueden ver en el muy corto plazo, mientras que otros son intangibles y sólo son evidentes en el largo plazo.
Daños a documentos frágiles
La digitalización representa un peligro tangible a los documentos frágiles, que pueden ser fácilmente dañados en el proceso de manipulación y mediante su aplastamiento contra las superficies de vidrio del escáner. La digitalización también pueden dañar los documentos frágiles mediante la exposición a una luz intensa, que se sepa que es perjudicial para el papel. De acuerdo con la International Records Management Trust: "La mejor acción es hacer una copia maestra del documento original y utilizar esa copia para hacer copias adicionales, en lugar de copiar el original en varias ocasiones".
Daños en volúmenes encuadernados
Muchos escáneres pueden causar daños irreparables a los lomos de los volúmenes encuadernados, ya que los volúmenes más unidos no pueden ser colocados planos sin sufrir daños. Algunos escáneres modernos permiten escanear los volúmenes encuadernados en una posición boca arriba y compensar la curvatura de la página, pero estos escáneres son caros y no se utilizan ampliamente. El Archivo Nacional de EE.UU. ha emitido una prohibición total de la digitalización de los volúmenes encuadernados.
Disminución de los derechos de propiedad intelectual
Al escanear un documento raro y ponerlo a disposición en un sitio web, corres el riesgo de que alguien se apropie del archivo y lo use para sus propios fines. Incluso si el documento escaneado no está disponible en un sitio web, el servidor en el que reside puede ser hackeado y el documento puede ser robado. En cualquier caso, la digitalización expone tu propiedad intelectual para el robo y el abuso. Si la imagen escaneada queda en un sitio web, puedes añadir una marca de agua digital visible (como "Propiedad de XYZ Studios") a la imagen. Una palabra de precaución está en orden: Un sello de propiedad que se añade digitalmente a una imagen se puede quitar de forma digital.
Peligro de obsolescencia digital
Como sabe cualquier persona que haya descubierto un disco viejo y trata de leerlo sin éxito, no hay garantía de que el hardware y el software para ver el documento escaneado estará disponible en el futuro. Este problema, conocido como "obsolescencia digital" ha sido objeto de mucha discusión por los bibliotecarios y archiveros. La solución obvia es actualizar los archivos a la última generación de normas de almacenamiento de datos de forma continua.
