Finanzas

Cómo hacer un diagrama de flujo paso a paso para un sistema de nómina de pago

Escrito por natalie grace | Traducido por ehow contributor
Cómo hacer un diagrama de flujo paso a paso para un sistema de nómina de pago

process flow image by Christopher Hall from Fotolia.com

Un sistema de nómina de pago es la forma de procesar tu nómina. No puedes procesarla sin un sistema. Los tres tipos son manual, informatizado (dentro de la empresa) y externo (terciarizados). El sistema manual requiere que proceses tu nómina a mano, la versión informatizada utiliza software de nómina para procesarla y el sistema externo significa que delegas en un proveedor de servicios externo. Un sistema de diagrama de flujo muestra la secuencia en la que procesas tu nómina. De esta manera, se acelera el procesamiento y te ayuda a mantenerte encaminado.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

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    Diseña el diagrama de flujo con un programa de la suite de Office; es la mejor forma para darle un aspecto profesional. Sin embargo, puedes dibujarlo a mano. Crea cuadros y flechas que muestren el flujo del procesamiento de la nómina, tal como cuando se inicia y finaliza.

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    Crea un diagrama de flujo para un sistema de nómina manual. Dicho diagrama debería mostrar todas las tareas manuales implicadas en el procesamiento de tu nómina a través de este sistema. Ejemplo: reunir las tarjetas de tiempo, verificar el cumplimiento de horarios, contactar a los supervisores con respecto a las tarjetas que faltan o son cuestionables, y calcularlas manualmente. Crea una secuencia de las tareas que implica el procesamiento de nóminas, como calcular los salarios de forma manual; las deducciones legales tales como impuestos sobre la nómina y los embargos de salarios; sueldos, deducciones voluntarias como la jubilación y beneficios para la salud; y la creación de cheques de pago. Haz otra secuencia que muestre el procesamiento de deberes tales como crear manualmente el archivo y registro de la nómina; crear y publicar entradas de diario, depositar el dinero en el banco y distribuir los cheques de pago.

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    Haz un diagrama de flujo para el sistema computarizado. Este sistema elimina el proceso manual. Haz el diagrama específico para tus necesidades de software de nómina. Ejemplo: cargar los datos de cronometraje en el software de la nómina, revisar datos de cronometraje e investigar las escaneados faltantes, procesar la nómina de proceso a través del software correspondiente, imprimir y preprocesar el informe, volver a la nómina a comprobarlo, hacer los cambios necesarios, crear y envíar archivos de depósito directo al banco, depositar los fondos de los empleados y los pagos de impuestos de nómina en el banco y cerrar la nómina. Cabe destacar que, cuando la cierres, se guardan todos los datos de la nómina para el período de pago en el sistema.

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    Crea un diagrama de flujo para el sistema externo. Al tercerizar tu nómina de pago, el proveedor de servicios requiere que le envíes los datos de nómina de cada período de pago. El proveedor normalmente permite que le puedan enviar los datos a través de fax, correo electrónico o en línea. El diagrama de flujo debería incluir detalles sobre el método requerido. Ejemplo de método en línea: revisar los datos de cronometraje, contactar a los supervisores para clarificar horarios, ingresar los cambios en la nómina de pago de cada empleado y los cronometrajes en el sistema del proveedor, verificar los datos introducidos, comprobar la información ingresada, volver a revisar la nómina recibida del proveedor y distribuir los cheques de pago.

Consejos y advertencias

  • Diseña el diagrama para que se relacione con cada procesamiento de nómina. Actualízalo cuando ocurran cambios.
  • El diagrama debería incluir las obligaciones impositivas federales y estatales de la nómina de pago, como los pagos y presentación del impuesto a la renta, incluyendo el procesamiento del formulario W-2.

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