Diferentes formas de archivar documentos en un archivero

Escrito por maggie gebremichael | Traducido por laura de alba
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Diferentes formas de archivar documentos en un archivero
Existen diferentes tipos de archiveros, según la necesidad del lugar. (red office #2 image by Val Thoermer from Fotolia.com)

Un archivero regularmente se refiere a una pieza de mobiliario de oficina que almacena archivos y documentos. Los archiveros vienen en diferentes tamaños. Algunos tienen cerraduras para evitar el acceso no autorizado, mientras que otros son fáciles de transportar y accesibles para cualquier punto los negocios con grandes cantidades de archivos, como los hospitales, las firmas legales o las escuelas, frecuentemente tienen gabinetes que no se pueden mover fácilmente.

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Básicos

Existen múltiples formas de archivar documentos. Para desarrollar una técnica sistemática, debes analizar la información que debe será archivada. Haz una lluvia de ideas sobre las diferentes formas para que puedas seleccionar el mejor método. Por ejemplo, si mantienes registros de proveedores de partes automotrices, entonces puedes archivar utilizando un orden alfabético basándote en el nombre de la compañía. También podrías establecer un método de separar a los proveedores por región (por ejemplo, Sur, Oeste, Este, internacional). Si tienes registros de reptiles, entonces tu método tal vez pueda involucrar organizar los reptiles por sus nombres científicos o por la fecha en que el archivo fue creado.

Manejo de documentos

Una vez que diseñes un método satisfactorio, asegúrate de escribirlo para que otras personas puedan entender y seguir el sistema de archivo. También debes asegurar que los archivos estén reservados apropiadamente, porque tu sistema puede convertirse en algo inefectivo rápidamente si los archivos están incompletos (por ejemplo, pérdida de datos) o almacenados de forma impropia (por ejemplo categorías de archivo ignoradas) por ejemplo, si estás separando los géneros por color, entonces las personas que crean los archivos deben recordar distinguir entre hombres y mujeres.

Debes anticipar el crecimiento y añadir gabinetes extra o espacio como sea necesario. De otra forma, los registros quedarán demasiado justos. También considera como diferenciar los archivos activos de los inactivos y, si aplica, cuando destruir o almacenar los archivos inactivos.

Consideraciones

Muchos negocios implementan sistemas de organización de documentos que utilizan documentos originales o copias. Sin embargo, antes de crear un nuevo sistema debes explorar las opciones virtuales. Por ejemplo, puedes comprar un programa e ingresar los datos ya sea en un servidor interno o en un servidor en Internet. Incluso aunque ya tengas un sistema de archivo, debes evaluar el tiempo y costo de transferir los datos con los ahorros de costos potenciales y la eficiencia del almacenaje digital o basado en Internet. Las firmas legales que utilizan el software de manejo de casos Needles pueden gastar un tiempo importante transfiriendo datos, pero una vez que el sistema está funcionando completamente existen incontables ventajas, como la habilidad de ingresar los archivos desde locaciones remotas.

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