Cómo diseñar un proceso para solicitar un proyecto

Escrito por lisa m. mcmahon | Traducido por adriana torossian
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Cómo diseñar un proceso para solicitar un proyecto
(process flow image by Christopher Hall from Fotolia.com)
<p>BusinessDictionary.com define el proceso de diseño como las "actividades involucradas en la determinación de los flujos de trabajo y requisitos de aplicación de un proceso en particular". En lo que respecta a la gestión de proyectos y el proceso de solicitud de proyecto en particular, se refiere a las actividades involucradas en el diseño del proceso que se utiliza para solicitar el inicio de un proyecto. Este proceso ha cambiado muy poco en los últimos cincuenta años. Los pasos básicos son los mismos independientemente del negocio para el que esté diseñado.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Instrucciones

  1. 1

    Define el flujo del proceso utilizando un mapa gráfico. Determina qué pasos son realizados por el usuario en comparación con lo que los pasos que se pueden automatizar. Dibuja un flujo de información básica en el mapa y procede a confirmarlo con los usuarios de la empresa.

  2. 2

    Define lo que sucede en cada paso del proceso, incluyendo los campos de datos que se reunieron y pasa a otras etapas del proceso. Especifica las acciones que pudieran ocurrir como resultado de la ejecución de cada paso.

  3. 3

    Determina los puntos de decisión y definición del "enrutamiento condicional". Por ejemplo, si el usuario responde a una pregunta en particular de una manera en particular, podría ser enviado a la alta dirección para su aprobación en lugar de sólo pasar por la cadena normal de mando.

  4. 4

    Identifica el punto de partida que pone en marcha el proceso. Por ejemplo, un usuario puede iniciar el proceso a través de un catálogo de servicios que encuentra en una intranet o un formulario web que puede estar localizado en una página web corporativa.

Consejos y advertencias

  • Si el proceso de solicitud del proyecto se extiende por varios departamentos e incluye varias actividades realizadas por personas diferentes, se recomienda un enfoque de procesos empresariales altamente estructurado.
  • Trabaja en estrecha colaboración con los usuarios para comprender y desarrollar el proceso.
  • No trates de desarrollar la solicitud de proyectos "perfecta". "Diseña la más simple, el proceso más básico, que cumpla la función y de allí en adelante repetirlo", señala Kevin Smith en Smart Project.

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