Como diseñar el sistema de control de documentos

Escrito por steve aycock | Traducido por john font
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Como diseñar el sistema de control de documentos
Los sistemas de control de documentos ayudan a seguir los cambios a los documentos. (Cd Library 2 image by sarkee from Fotolia.com)

Los sistemas de control de documentos se utilizan para rastrear y controlar las revisiones a los mismos y se pueden encontrar en una amplia gama de aplicaciones, incluyendo el software y la legislación. El diseño de un sistema de control de documentos depende del tipo de documento que se manipule y las funciones de control deseadas. La selección de una opción de almacenamiento y un tipo de interfaz de usuario son también parte del proceso de diseño para un sistema de control de documentos.

Nivel de dificultad:
Difícil

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Necesitarás

  • Software para diseño de documentos (procesador de textos, programa de dibujo, etc).

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Instrucciones

  1. 1

    Determina el tipo de documentos que tu sistema va a manejar. Ésta es una parte clave del sistema de tu sistema de diseño de control de documentos. Evalúa cuál va a ser el sistema de control de documentos, un procesador de texto, un archivo informático de código fuente, un archivo HTML u otro tipo de archivo. Piensa en el tipo de documento que necesitas controlar y si además requieres más de un tipo de documento. Por ejemplo, un sistema de control de documentos legales posiblemente requiera manejar documentos de Word, archivos PDF, archivos de imágenes, hojas de cálculo de Excel y posiblemente otros tipos de documentos.

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    Planea la manera de cómo los usuarios acceden a tu sistema de control de documentos y qué tipo de interfaz de usuario es necesaria. Algunos sistemas de control de documentos funcionan como programas independientes con su propia interfaz gráfica de usuario, mientras que otros acceden como parte de otro programa, como por ejemplo un módulo de Word. Es posible que desees tener un sistema que sea accesible a través de Internet utilizando una interfaz de navegador. Una vez que decidas sobre un tipo de interfaz de usuario, podrás diseñar los detalles del diseño de la interfaz. La interfaz de usuario puede incluir una pantalla de inicio de sesión para que el sistema pueda identificar qué usuario realizó cambios en un documento.

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    Selecciona un sistema de almacenamiento. Tu sistema de almacenamiento controlará el diseño del software que administrará el almacenamiento real y la recuperación de los documentos. Tu sistema de almacenamiento puede ser tan simple como una unidad de disco duro local, o tan complejo como un sistema de almacenamiento en la nube, a la cual se accede a través de Internet. Deberás planear la capacidad de almacenamiento en función del tipo de documento y el número de documentos que se deben controlar.

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    Determina cuáles son las características de control que necesitas. La mayoría de los sistemas de control de documentos incluyen funciones básicas, como la salida y la entrada, así como también la revisión y la comparación de versiones. Las funciones de control más avanzadas pueden incluir la identificación de un grupo de documentos que van juntas como un conjunto, por ejemplo, una determinada versión de compilación de software que requiere la aprobación de check-in, múltiples niveles de permisos, etc. Las funciones internas también deben tenerse en cuenta en tu diseño, características tales como el almacenamiento de revisiones de copias de versiones completas o solamente de cambios entre versiones con el fin de utilizar una versión en línea de la base con las actualizaciones aplicadas para llegar a la versión actual. Una vez que tengas tu interfaz de usuario y las características de control diseñadas, estarás listo para comenzar a construir el sistema de control de documentos.

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