Finanzas

Ejemplos de actas de reunión

Escrito por contributing writer | Traducido por juan manuel rodriguez
Ejemplos de actas de reunión

El propósito del acta de reunión es tomar nota de quién dijo qué y documentar cualquier acción o elementos de voto.

meeting image by Thorsten Frisch from Fotolia.com

El acta de una reunión de negocios documenta la información pertinente acerca de una reunión específica, incluyendo asistentes, lugar y fecha de la reunión. Los asistentes suelen incluir a miembros de la junta directiva, accionistas o directivos de una empresa. El propósito del acta es tomar nota de quién dijo qué y documentar cualquier acción o elementos de voto. La persona que dirige una reunión a menudo indicará que algo que se dice estará fuera del registro, lo que significa que no debe ser escrito o grabado. La fecha, hora y lugar de la próxima reunión debería ser uno de los últimos elementos incluidos en la minuta.

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Categorías de actas de reunión

Dependiendo del tamaño de la empresa o corporación, las actas de reuniones suelen incluir: nombre de la empresa, fecha de la reunión, lugar de la reunión; inicio y finalización, los nombres y cargos de los que tuvieron lugar en la reunión, y el nombre de la persona que toma minutas, por lo general el secretario de la corporación o negocio. Algunas actas incluyen una declaración de apertura de la posición financiera leída por uno de los líderes de la reunión. También deben incluir cualquier elemento de acción y si éstos fueron votados. En este caso, la persona que presenta el voto debe ser anotada, así como la persona que ha secundando los votos. El número de personas que voten a favor o en contra debería ser incluido. Las actas también deben incluir el nombre y cargo de cualquier persona que dé un informe, como el tesorero o el presidente del comité.

Mantener un registro de quién dijo qué

La persona que toma las actas por lo general lo hacen utilizando una grabadora o una cámara de vídeo. En las pequeñas empresas, la persona que toma las minutas podría hacerlo a mano. Es crucial asignar con precisión el nombre de cada persona que habla durante la reunión. Las placas de identificación, colocadas sobre la mesa durante la reunión, son una de las mejores maneras para que la persona que toma minutas asigne con precisión el nombre de la persona a lo que dice durante la reunión.

Mantener un registro de los asistentes

Uno de los encabezados en la parte superior de las actas, por lo general colocado después del nombre de la empresa, fecha, hora y lugar de la reunión, es una lista de quién había asistido y una lista separada de quién estaba ausente. Estas categorías son a veces llamadas "Asistencia" y "Ausente". El nombre de la persona que toma minutas, normalmente conocido como el secretario, puede ser incluido en la lista de asistentes/ausentes.

Precisión en la toma y edición de actas

Grabar en vídeo una reunión con el propósito escribir posteriormente la minuta es la forma más exacta de realizar un seguimiento de lo que se dijo y quién lo dijo. Utilizar una grabadora de audio significa que alguien tiene que depender de notas escritas a mano para determinar quién dijo qué. Las minutas no tienen que reflejar cada palabra dicha por todos los asistentes, sino que deben reflejar con precisión lo que cada persona dijo. La persona que toma minutas debe volver inmediatamente después de la reunión cuando su memoria está fresca y está seguro de que cada orador esté identificado. Por lo general, una segunda persona revisa y aprueba las minutas antes de que sean distribuidas a los ejecutivos o miembros del directorio. A veces, esta persona es el vicepresidente u otra persona asignada del personal. Las actas de reuniones anteriores se suelen distribuir junto con el orden del día de la próxima reunión, si está disponible.

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