Ejemplos de formato de agendas

Escrito por bradley james bryant | Traducido por pau epel
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Ejemplos de formato de agendas
Programa la agenda. (Agenda image by Lucian Muset from Fotolia.com)

Las agendas son como la gasolina de las reuniones: pueden mejorar en mucho la eficiencia y productividad de todo proceso decisivo. Una buena agenda puede acortar el número de encuentros necesarios a la mitad para finalizar un proyecto y reduce la tendencia de los desvíos de las reunionenes hacia discusiones que no son útiles para alcanzar las metas.

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El papel de la agenda

La finalidad de la agenda es facilitar el proceso de toma de decisiones entre los miembros del grupo. Esto podría servir para una mejora tecnológica o para la discusión acerca de un presupuesto. La agenda ayuda a mantener a los asistentes de la reunión enfocados en la decisión final. La misma también hace más fácil la evaluación del éxito del encuentro, proporcionando una lista de verificación a seguir y de responsabilidad.

Formatos

La primera línea de la agenda debería enunciar el objetivo y el propósito del encuentro. Algunos formatos de agenda suelen establecer la meta junto con sub-metas luego de cada tema a tratar. Ambos formatos establecen un marco para el debate. Las agendas pueden ir de simples a complejas e incluir anexos y material de lectura o el temario de la reunión anterior. El tipo de formato utilizado está por lo general relacionado con la formalidad y duración del encuentro. Una buena regla práctica es que aquél debería combinar con la vestimenta de los participantes; esto quiere decir que una reunión de personas en sandalias y pantalones cortos puede ir con una agenda informal mientras que una habitación llena de trajes podría requerir de mayor formalidad en cuanto a su organización.

Informal frente a formal

La reunión informal puede ser notificada por correo electrónico o a través de un recordatorio de encuentros. Podría contener una línea para la meta y luego tres para cinco breves puntos de discusión. La agenda más larga abarca por lo general una página entera, la cual incluye el título, el lugar del encuentro, la fecha y la hora, las metas y los temas o puntos de debate. Las reuniones más extensas deberían también incluir los tiempos destinados a cada tema de discusión y el nombre del presentador. Ambos formatos de agenda deberían finalizar con una sección de "próximos pasos" para realizar su seguimiento. Los mismos serán la base de los temas de la agenda del próximo encuentro.

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