Cómo empezar tu propia empresa de organización de eventos

Escrito por lynda moultry belcher | Traducido por ehow contributor

La mejor parte de la organización de eventos es que si eres organizado y sociable, puedes usar tu talento natural para lograr el éxito. El negocio de los eventos se trata de la organización, a quién conoces y cuán bien te promocionas, lo cual si eres sociable, es una habilidad que ya tienes a tu favor. Aquí hay algunos consejos para comenzar tu propia empresa en este rubro.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

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    Comienza por planear pequeños eventos para tu familia y amigos. Esto no sólo te dará experiencia en el mundo real sino que podrás venderle a potenciales clientes, eventos que ya has planeado. Los eventos pueden no ser grandes en escala, pueden ser tan sencillos como un cumpleaños o fiestas de aniversario para miembros de la familia. El punto es que puedas usar estos eventos para aprender cómo ponerle tu toque personal a tus eventos además de aprender la logística que todo organizador de eventos debe saber, por ejemplo cómo negociar con empresas de catering, acomodar a una variedad de clientes, buscar y reservar espacios, hacer un presupuesto y atenerse a él o cómo coordinar la decoración ya sea a través de un servicio de decoración profesional o haciéndolo tú mismo. Cuando estés en un evento es tu responsabilidad que salga de la manera que el cliente pidió. Además, el evento debe desarrollarse lo más naturalmente posible, incluso si esto significa que tú debas estar corriendo de un lado al otro detrás de escena haciendo que las cosas sucedan. Empezando con familia y amigos, no arruinarás tu reputación si cometes algunos errores comunes.

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    Establécete como una empresa y monta una oficina, ya sea en tu casa o en un espacio profesional. Aunque este negocio no requiera una inversión inicial muy grande, necesitas establecerte y convertirte en una empresa legítima, ya sea adquiriendo un nombre de fantasía con tu estado o convirtiéndote en una LLC o corporación. De ambas formas, esto ayuda porque cuando las personas pagan por eventos, te están pagando por un servicio y debes pagar impuestos de ese dinero que te dan. Además, les gusta negociar con un organizador profesional y no con alguien que lo haga como una actividad secundaria. Entonces, visita tu Departamento local de Empresas y Regulación, o revisa en el sitio web de cualquier entidad que regule este tipo de empresas en tu estado y legalízate. Luego, monta tu oficina. No necesita ser grande, pero debe tener espacio suficiente para archivar documentos y papeles, encontrarte con clientes cuando sea necesario y conducir negocios relacionados con tu nueva empresa de organización de eventos.

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    Publicita tus servicios. Después de todo, ¿cómo puede la gente contratarte si no sabe nada de ti? Publica avisos en revistas y diarios de tu ciudad. Consigue un sitio web y tenlo optimizado con palabras clave relacionadas a la organización de eventos para que tu sitio aparezca rápidamente cuando las personas busquen organizadores por Internet en tu ciudad. Participa de eventos de tu comunidad bajo la marca de tu empresa. Dale tarjetas personales a cualquiera que pienses que pueda requerir de tus servicios y haz lo que se te ocurra para que la gente conozca tu nombre.

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    Involúcrate en eventos de gran renombre, de la manera que puedas. A veces, empezar una nueva empresa de organización de eventos sin experiencia significa que debes trabajar en grandes eventos para otra compañía por poco dinero o gratis. Aunque al comienzo esto parezca una pérdida de tiempo, podrías encontrarlo más valioso de lo que parece. Trabajar en grandes eventos no sólo significa exposición, aunque no te paguen, tendrás acceso a nuevos contactos que más tarde puedes usar en tus eventos. Además, estarás asociándote con otros organizadores de eventos de tu área, lo que puede ser útil en tiempos cuando se necesita asistencia extra en eventos de gran escala. También encontrarás vendedores potenciales con quienes, si socializas apropiadamente, un día puedan convertirse en vendedores de tu evento. La clave de la organización de eventos es hacer la mayor cantidad de contactos posibles porque casi cualquier tipo de negocio tendrá algo que ofrecerte en tu próximo evento.

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    Arma tu Rodolex. Una lista de contactos es probablemente el recurso más importante de un organizador de eventos. Comienza a armarla incluso antes de tu primer evento. El Rodolex (esta lista puede guardarse en cualquier lugar) debe incluir nombres, direcciones, números de teléfono (incluyendo números de domicilio y celular), dirección de correo electrónico y sitios web para cada persona y/o empresa que tengas y puedas usar para trabajar en un evento. Incluye a los contactos más evidentes como empresas de catering, entretenimiento, proveedores para eventos y contactos en lugares de actuación. Pero también incluye los que no son tan obvios, como un plomero que pueda resolver un problema de cañerías en una iglesia donde se estará llevando a cabo una boda en dos horas o una empresa de catering de reemplazo que pueda tener lista una cena gourmet para 20 personas en cuestión de horas. Éstas son las personas que tendrás que llamar algunas veces en tu carrera y que te salvarán de una caída a tu reputación.

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    Monta un portfolio actualizado en línea de tus eventos. Cuando negocies con nuevos clientes, necesitarás mostrarle la prueba de que has hecho eventos y de que han tenido éxito. Puedes lograrlo a través de un álbum de fotos, lleno de testimonios de clientes pasados y personas con las que hayas trabajado, y fotos de tu evento que muestren cada aspecto de lo que has coordinado, desde la comida hasta la decoración y el entretenimiento. Debes alojar este portfolio en un libro profesional, además de en tu sitio web, para darle al cliente diferentes maneras de tener acceso a tu trabajo pasado.

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