Por qué las empresas implementan el correo electrónico y políticas de uso de Internet

De acuerdo con The Journal of Computer Information Systems, en el año 2000 se estimó que 25% de los trabajadores pasan más de una hora de su jornada de trabajo en sitios web que no están relacionados con sus puestos de trabajo. Mediante la implementación y la aplicación de una política de uso de Internet, una empresa puede disuadir a los empleados en el uso de su tiempo en actividades no relacionadas a través de Internet.

Actualmente, las empresas mantienen casi todos sus registros en formato electrónico, y muchos empleados tienen acceso a los documentos o material que podría ser de valor a un competidor. Si estos documentos son enviados a un destinatario no autorizado, ya sea intencionalmente o por ignorancia, o si la máquina en la oficina se ha infectado por un virus o malware, estos documentos y registros pueden ser robados. Mediante la implementación de una política de uso de Internet y correo electrónico, la empresa puede ayudar a proteger sus activos electrónicos valiosos.

No sólo puede el uso inapropiado de la Internet poner en riesgo los activos electrónicos, sino también puede ser un peligro para la propiedad física de la compañía, principalmente en forma de computadoras de escritorio, portátiles y servidores. Sólo un virus de computadora puede paralizar una red por horas o más. Mediante la aplicación de una política de uso de Internet, una empresa puede trabajar para prevenir la infección y la propagación de software malicioso que desactiva los activos tangibles.

El Journal of Computer Information Systems informa que más del 60 por ciento de la pornografía en Internet es vista durante las horas normales de trabajo, a menudo por los empleados que utilizan computadoras de la empresa y conexiones a Internet. Los empleados que están expuestos a imágenes inapropiadas en el trabajo, incluso por accidente, pueden tener razones legales para demandar a sus empleadores. Si una imagen gráfica se ve en la pantalla de un compañero de trabajo o se envía por correo electrónico a otros empleados, la empresa queda expuesta a un riesgo legal. Una política sólida de uso de Internet y del correo electrónico puede ayudar a la empresa a protegerse de dichos riesgos.

Las empresas de todos los tamaños pueden transmitir y recibir grandes cantidades de datos a través de Internet durante un día hábil. El coste de este transporte de datos puede ser significativa. Evitar que los empleados vean videos, escuchen música o jueguen juegos en línea de la compañía puede ayudar a mantener el costo de ancho de banda de Internet en línea. Si los empleados se adhieren a la política de uso de Internet y correo electrónico, todos los datos transmitidos serán apropiados para el negocio y un costo justificable.