Cómo enviar automáticamente por correo electrónico informes de Access

Escrito por hunter taylor | Traducido por roberto garcia de quevedo
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Cómo enviar automáticamente por correo electrónico informes de Access
Microsoft Access es un potente programa de base de datos, para el consumidor. (Digital Vision./Photodisc/Getty Images)

Microsoft Access es un potente programa de base de datos, para el consumidor. Puede ser utilizado para los hogares individuales y para las empresas. Algunos componentes de la base de datos incluyen tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Los informes proporcionan una presentación de fácil lectura de la información en la base de datos. Las macros permiten que las tareas de rutina sean automatizadas. Los informes pueden ser compartidos a través de correo electrónico y enviados de forma automática.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

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    Ve a "Inicio" > "Programas" > "Microsoft Office" > "Microsoft Access", o si Access se ha abierto hace poco, ve a "Inicio" > "Microsoft Access".

    Cómo enviar automáticamente por correo electrónico informes de Access
    Selecciona una base de datos a utilizar. (Christopher Robbins/Photodisc/Getty Images)
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    Selecciona una base de datos a utilizar. En este caso, la base de datos Asuntos es descargada.

    Cómo enviar automáticamente por correo electrónico informes de Access
    Haz clic en la pestaña "Crear". (Goodshoot/Goodshoot/Getty Images)
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    Haz clic en la pestaña "Crear".

    Cómo enviar automáticamente por correo electrónico informes de Access
    Haz clic en "Macro". (George Doyle/Stockbyte/Getty Images)
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    Haz clic en "Macro".

    Cómo enviar automáticamente por correo electrónico informes de Access
    Selecciona "Enviar objeto" en el cuadro desplegable Acción. (Chad Baker/Ryan McVay/Photodisc/Getty Images)
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    Selecciona "Enviar objeto" en el cuadro desplegable Acción.

    Cómo enviar automáticamente por correo electrónico informes de Access
    Completa cada uno de los pasos en el Argumento de Acción. (Digital Vision./Photodisc/Getty Images)
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    Completa cada uno de los pasos en el Argumento de Acción. Selecciona "Informe" para el Tipo de Objeto, selecciona "Abrir Asuntos" para el Nombre del Objeto (este es el nombre del informe que será enviado por correo electrónico) y selecciona "Formato PDF (*. Pdf)" para el formato de salida. Introduce las direcciones electrónicas de los destinatarios del informe, el asunto del correo electrónico y el texto para el cuerpo del mensaje (mensaje de texto). Si el mensaje de correo electrónico tiene que ser editado antes de ser enviado, selecciona "Sí"; de lo contrario selecciona "No". Para los archivos HTML, proporciona una ruta para la plantilla.

    Cómo enviar automáticamente por correo electrónico informes de Access
    Haz clic en el icono del disco para guardar la macro. (Ryan McVay/Digital Vision/Getty Images)
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    Haz clic en el icono del disco para guardar la macro.

    Cómo enviar automáticamente por correo electrónico informes de Access
    Nombra la macro, luego haz clic en "Aceptar". (Ryan McVay/Photodisc/Getty Images)
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    Nombra la macro, luego haz clic en "Aceptar".

    Cómo enviar automáticamente por correo electrónico informes de Access
    El programa solicitará que el macro se guarde una vez más. (Digital Vision./Photodisc/Getty Images)
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    Haz clic en el signo de exclamación para ejecutar la macro. El programa solicitará que el macro se guarde una vez más.

    Cómo enviar automáticamente por correo electrónico informes de Access
    Los informes se envían a través de Outlook. (George Doyle/Stockbyte/Getty Images)
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    Haz clic en "Permitir" para permitir que el programa envíe el correo electrónico. Los informes se envían a través de Outlook.

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    Abre el Panel de Navegación haciendo clic en las flechas dobles.

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    Haz doble clic en la macro guardada para enviar automáticamente por correo electrónico el informe.

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    Abre el correo electrónico para verificar que se envió.

Consejos y advertencias

  • Este proceso funciona para Access 2003 también; las pantallas tendrán un aspecto diferente, pero el concepto es el mismo.
  • Los informes no son los únicos objetos que pueden ser enviados por correo electrónico. Las tablas, consultas y formularios también pueden ser enviados por correo electrónico. Ve a la Bandeja de salida de Outlook para enviar el mensaje, o haz clic en "Enviar todo" si Outlook está abierto.
  • Envía el informe a ti mismo para asegurarte de que se envían automáticamente.

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