Cómo escribir el Acta de Constitución de un proyecto

Nivel de dificultad:

Moderada

Alinear el Acta de Constitución del Proyecto con la Proposición del Mismo

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   Usa la proposición del proyecto, anteriormente aprobada, como un marco para desarrollar el acta de constitución del mismo. La meta del proyecto, su ámbito, participantes, presupuesto, responsabilidades y limitaciones previstas deben ser idénticos a las descritas en la proposición. El Acta de constitución sirve como una plataforma que los miembros del equipo e inversionistas pueden usar para medir los futuros resultados del proyecto. El resultado esperado que se coloque en el Acta también debe corresponder con el resultado esperado que se colocó en la proposición. Si no tienes una proposición aprobada anteriormente, el acta de constitución del proyecto también puede servir como la base para este y es desarrollada y firmada por todos los miembros del equipo y las autoridades que lo aprueben.

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   Declara el propósito de tu proyecto como fue descrito en la proposición (si la hay) o haz una lluvia de ideas con los miembros del equipo para escribir una meta clara. Por ejemplo: "Los miembros del equipo del proyecto entrevistarán a 100 empleados para determinar el interés y potencial participación en un programa de reembolso de matrícula. Este proyecto refleja la meta estratégica de la corporación de mejorar los logros académicos y profesionales de sus empleados."

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   Identifica al gerente del proyecto y a los miembros del equipo y sus responsabilidades, al igual que a los inversionistas. Nota la potencial influencia de los inversionistas en el resultado del proyecto. Describe los datos demográficos de los que participarán en las investigaciones, si aplica. Por ejemplo: "Este proyecto tendrá una muestra de 100 empleados con 10 a 15 años de trabajo en la compañía. Los participantes de la encuestas serán seleccionados de todos los departamentos por la división de recursos humanos y podrán participar anónimamente". Lista las personas que recibirán el reporte final del proyecto.

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   Establece una línea de tiempo para completar los pasos de tu proyecto y una fecha final para completarlo todo y presentar los resultados. Incluye los nombres de los miembros del equipo y su asociación con partes específicas de los pasos del proyecto. Proporciona una lista de todos los miembros con copias de la línea de tiempo del proyecto y un horario de reuniones. Desarrolla una lista de correos electrónicos para dar a los gerentes e inversionistas detalles de los avances. Identifica las fechas de reuniones alternativas, sin perder la flexibilidad del programa. Sólo asegúrate de que la fecha de terminación sea definitiva para evitar circunstancias impredecibles.

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   Describe los procesos que seguirán para llevar a cabo la investigación, recolección y análisis de información y el reporte de los resultados. Incluye los planes de respaldo para los obstáculos esperados, al igual que las ausencias y desafíos inesperados. Identifica las asignaciones del presupuesto, recursos y equipos requeridos y los planes para lidiar con los cambios de responsabilidades del proyecto. Describe como los resultados del proyecto serán tabulados y evaluados y cómo el resultado se relacionará con la estrategia organizacional de la compañía y su misión.

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