Cómo escribir un buen informe de análisis de datos

Escrito por shane hall | Traducido por ehow contributor

El análisis de datos más riguroso puede perder su impacto y no poder comunicar lo que los que toman decisiones necesitan saber si no se presenta en un informe bien escrito. Una clave para escribir un informe de análisis de datos eficaz es pensar en tu informe como una extensión de tu análisis mismo. Esto significa escribir un informe que utilice texto, gráficas y tablas para presentar resultados de análisis y comunicar la información en lenguaje claro y libre de argot.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

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    Esquematiza tu informe, cerciorándote de observar cualquier pauta o regla que tu organización tenga con respecto al formato de documentos formales. Algunas organizaciones pueden requerir, por ejemplo, un resumen y una síntesis ejecutiva mientras que otros no. Una breve reseña proporciona un mapa de camino que te ayuda a superar cualquier "bloqueo del escritor" y a ensamblar un informe que explique tu análisis de datos y comunique los resultados de una manera clara y comprensible. Los informes más largos pueden requerir una tabla de contenido, que puede actuar como un esquema, lo cual te sirve de ayuda para estructurar tu informe y ayuda a tus lectores a comprender la estructura.

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    Crea las tablas, gráficas y representaciones descriptivas que ayuden a ilustrar los resultados de tu análisis de datos y escribe las referencias de texto que expliquen los resultados importantes. Al escribir referencias de texto, asegúrate de señalar para tu lector lo más importante de cada tabla y gráfico, no trates de únicamente realizar el informe de tus datos. Esto significa que tus gráficos deben ser tan explicatorios por sí mismos como sea posible. Además, asegúrate de colocar tablas y otros gráficos cerca del texto que hace referencia a ellos.

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    Termina un primer borrador del cuerpo de tus secciones del informe, de la estructuración y de los párrafos de una manera tal que transmita la información más importante primero. Puedes rellenar con contenido de texto los detalles técnicos más adelante en el cuerpo del informe. Los informes de análisis de datos eficaces hacen la información más importante fácil encontrar de modo que los lectores ocupados, muchos de los cuales no tendrán tiempo para leer un informe por completo, puedan identificar lo que necesitan saber sin necesidad de buscarlo. Además, ten cuidado en tu uso de términos y argot estadísticos. Los informes eficaces deben transmitir resultados de análisis de una manera tal que la mayoría de los lectores puedan entender, sin importar su conocimiento de estadísticas y métodos de análisis de datos.

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    Reserva los resúmenes escritos y síntesis ejecutivas para el último. El esperar hasta que tengas un borrador completo de tu informe hará que completar estas secciones sea mucho más fácil. Mantén tus resúmenes y síntesis ejecutivas libres de argot técnico e incluye únicamente los resultados y conclusiones más importantes. Al terminar un documento de resumen o síntesis, pregúntate qué información necesitan tus lectores mayormente si tienen solamente cinco minutos para leerlo.

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    Corrige, revisa como necesario y organiza tu informe de análisis de datos de modo que el documento facilite la simplicidad con la cual los lectores exploran tu contenido. Cerciórate de que tu informe esté libre de bloques de texto "de lado a lado", gráficos innecesarios y tediosos. Utiliza los espacios en blanco eficazmente por medio de variar las longitudes del párrafo y usando títulos entre las secciones.

Consejos y advertencias

  • Prefiere la voz activa, lo cual acentúa el tema realizando la acción, sobre voz pasiva, cuando escribes tu informe. La voz activa es más concisa y transmite la información más claramente, con pocas palabras.
  • Pregúntate si una tabla podría ser presentada más eficazmente como una gráfica, la cual tiene más atractivo visual.

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