Cómo escribir una carta de no renovación

Escrito por laura paquette | Traducido por enrique pereira vivas
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Cómo escribir una carta de no renovación
Algunos empleados, en especial los contratados por contrato, pueden enfrentarse a una falta de renovación basado en la necesidad reducida o en los recortes presupuestarios. (Jupiterimages/BananaStock/Getty Images)

Cuando un empleado determinado, arrendatario o titular de una póliza debe ser notificado de que su contrato no se va a renovar, una carta de no renovación por escrito con tacto y profesionalidad puede facilitar una separación amistosa, por no hablar de ahorrar tiempo y dolores de cabeza. Esta es una maniobra un tanto complicada, la carta de no renovación debe ser equilibrada entre una posición de afirmar con claridad y de sensibilidad a las emociones del receptor. Sin embargo, puedes adaptar una forma relativamente básica para tus necesidades profesionales individuales.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Indica claramente tu propósito. Cualquier ambigüedad puede abrir la puerta a confusiones en el futuro. Tu encabezado debe decir: "Estás recibiendo esta carta porque en la actualidad (mantienes una póliza, trabajas, etc.)" Después de indicar el nombre de la empresa u organización en cuestión, explica que el lector no será renovado. Respecto de los asuntos más sensibles, como por ejemplo un puesto de trabajo, la carta debe seguir una llamada telefónica o una reunión personal explicando brevemente las razones de la no renovación.

  2. 2

    Otorga una razón honesta para la no renovación. El destinatario se merece una explicación válida para la decisión. En muchos casos, la razón puede ser tan simple como un cambio en la política, los recortes presupuestarios, o la terminación regular de la posición. Si la decisión se basó en los malos resultados, dilo con un ejemplo. Por ejemplo, "No serás renovado debido a tu desempeño en la capacidad de trabajo, sobre todo en términos de puntualidad y compromiso con el trabajo". Evita la malicia o declaraciones excesivamente acusatorias, en cambio, mantén la calma y la profesionalidad. Asegúrate de tener informes específicos para apoyarte en cualquier declaración de mala conducta o mal desempeño si la decisión entra en un debate.

  3. 3

    Explica las opciones disponibles para el receptor. Para un cambio de política, otorga alternativas y una fecha específica de terminación. En un lugar de trabajo o contrato de arrendamiento de no renovación, es fundamental no sólo dar un marco de tiempo, sino otorgar instrucciones relativas a las vacaciones restantes y las responsabilidades. Esta es también una oportunidad, en caso de que elijas, para informarle al destinatario sobre el proceso para apelar la no renovación. Proporciona información de contacto de la persona encargada de ese proceso o un enlace a la página web adecuada para obtener más información.

  4. 4

    Sé cortés. En muchos casos, la no renovación es una sorpresa para el receptor y puede ser una letra difícil de leer, ya que a menudo representa un cambio importante en la vida. Agradece al empleado, titular de la póliza, o el inquilino por su tiempo y su contribución a la empresa y deséale suerte en sus futuros esfuerzos. Sin embargo, no aludas a las dudas acerca de la decisión, ya que esto puede sugerirle al destinatario que él o ella debe impugnar la decisión o incluso llevarla a la corte.

  5. 5

    Firma la carta con tu nombre y posición. Proporciona tu título y tu información de contacto para que el destinatario entienda tu autoridad en la decisión y sea capaz de llegar con sus preguntas. Si simplemente estás informando sobre un cambio de política, agrega la no renovación de acuerdo con esa política y adjúntala como referencia.

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