Cómo escribir cartas de presentación para introducir organizaciones y compañías

Escrito por ruth mayhew | Traducido por ana maría guevara
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Cómo escribir cartas de presentación para introducir organizaciones y compañías
Aprende a escribir una carta de presentación. (Jupiterimages/BananaStock/Getty Images)

Conocer a tu audiencia es la clave para escribir una carta para presentar a tu compañía u organización. Tu intención es otro factor esencial al escribir un comunicado efectivo de negocios que le transmita a tu lector la postura y la estructura de tu organización. El propósito de una carta de presentación varía desde anunciar la llegada de tu compañía en el mapa de la comunidad hasta una organización benéfica que esté pidiendo fondos o ayuda de donadores y voluntarios.

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Instrucciones

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    Reúne al ejecutivo de más alto rango de la compañía junto con alguien familiarizado con los conceptos del marketing o con un miembro del personal responsable del marketing para crear la carta de presentación. El ejecutivo o el fundador de tu compañía puede dar una visión interna sobre el propósito de la empresa y sobre por qué fue fundada, mientras que tu gurú del marketing puede mostrar cómo apelar a la base de clientes de la compañía.

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    Vota por el mejor formato para la carta de presentación. Si tu organización tiene una red fuerte de medios de comunicación sociales así como una base de clientes que prefiere la comunicación tradicional, haz un borrador de dos versiones de tu carta de presentación. Crea un mensaje para que sea distribuido de forma masiva y otro que sea más apropiado para una difusión impresa.

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    Construye tu primer párrafo con la audiencia en mente. Apela a los filántropos con una apertura como "Cada año, la Fundación ABC ayuda a cientos de mujeres desplazadas a reconstruir sus vidas". Sin embargo, los futuros dueños de negocios apreciarán el enfoque empresarial de una introducción que explique los comienzos humildes de la organización, algo así como "La corporación XYZ comenzó en el garaje de Steve Wilson como un pasatiempo dos décadas antes de que el estadounidense promedio pudiera permitirse comprar una computadora para el hogar". Usa el resto de tu primer párrafo para describir el origen o la fundación de tu organización.

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    Redacta el segundo párrafo de tu carta de presentación para explicar qué hace tu compañía u organización. Si entrenas a subempleados o desempleados, describe el tipo de entrenamiento que provees. De igual forma, si vendes productos a mercados globales, describe las muchas naciones que tu compañía impacta al distribuir sus productos a clientes de todo el mundo.

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    Crea una imagen de la estructura de tu organización en tu tercer párrafo. Evita simplemente referirte a un cuadro organizacional, tu carta de presentación no debe tener documentos adjuntos. Describe el equipo ejecutivo líder y cómo cada miembro del equipo participa en desarrollar las estrategias de la compañía. Cuéntales a tus lectores sobre las funciones departamentales de tu compañía y sobre cómo los departamentos interactúan entre sí. Reconoce tu capital humano, explica las cualidades de tus empleados, su experiencia y cómo contribuyen al éxito de la organización. "Los empleados de la corporación XYZ tienen 75 años combinados de experiencia en redes de computadoras y desarrollo de software" es un ejemplo de cómo reconocer la experiencia profesional de tus empleados.

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    Termina tu carta en un cuarto párrafo que reafirme el propósito de tu introducción. Si eres nuevo en la comunidad comercial, invita a los clientes e incluso a otros negocios a pasar por tu tienda o visitar tu sitio web. Para una carta de presentación que pida donaciones, reitera el propósito de tu organización, su éxito pasado y pide donaciones. Involucra a tus lectores a averiguar más sobre tu compañía u organización.

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    Prepara una línea para que el ejecutivo de más alto rango de tu compañía o el líder de la organización firme. Si es posible, prepara copias de la carta de tal forma que tengan firmas individuales y originales, esto añade un toque cálido y personal al comunicado de negocios.

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