Cómo escribir un correo electrónico de reclamo efectivo

Escrito por mara shannon
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Si tienes un problema con una persona o empresa, escribir un correo electrónico de reclamo puede ayudarte a resolverlo. También puede permitirte expresar tu descontento con un problema público que es demasiado grande para solucionarlo tú mismo. Al escribir un correo electrónico, puedes dirigir tu reclamo directamente a las personas a cargo, quienes pueden resolver el conflicto. Sin embargo, si deseas que tu queja sea leída y tomada en serio, debes aprender cómo escribir un correo electrónico de reclamo efectivo.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

  1. 1

    Encuentra a la mejor persona para dirigir tu denuncia. Por ejemplo, si tienes un reclamo sobre una compañía, llama o visita el sitio web para encontrar la dirección de correo electrónico para quejas de los clientes. Si envías un correo electrónico de reclamo a la dirección equivocada, puedes ser ignorado.

  2. 2

    Investiga la forma apropiada para tu reclamo. Algunas grandes organizaciones te pedirán llenar un formulario de quejas o te solicitarán determinados tipos de documentación que respalde tu reclamo. Puedes encontrar esta información echando un vistazo a la página web de la organización o llamando al número de contacto que aparece en esa página. Siguiendo los procedimientos correctos, será más fácil para la organización leer y tratar tu queja.

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    Indica el motivo de tu reclamo en el correo electrónico. Esto debería estar en la primera o la segunda oración de tu correo para llamar la atención del lector. Si te tomas demasiado tiempo para llegar al punto, la persona puede empezar a asumir o especular que el correo electrónico no es muy importante.

  4. 4

    Explica y apoya tu queja. Sé específico. Por ejemplo, si no estás satisfecho con el producto de una empresa, indica exactamente lo que estaba mal en el mismo.

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    Adjunta fotos pertinentes, los recibos y otra información de soporte en tu correo electrónico. Haz una nota en el párrafo donde explicas tu reclamo, mencionando que la información adicional la has adjuntado.

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    Detalla una solución. Una vez más, sé específico acerca de lo que debe hacerse. Por ejemplo, solicita un reembolso o reemplazo de un producto defectuoso. Señalando la solución deseada ayudarás a que tu problema sea resuelto con mayor facilidad.

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    Solicita una respuesta. Incluye tu nombre, dirección postal y número de teléfono al final de tu correo electrónico para que sea más fácil contactarte. Pidiendo una respuesta muestras que tomas tu reclamo seriamente, especialmente si la solicitas dentro de un período de tiempo determinado.

  8. 8

    Revisa tu correo electrónico antes de enviarlo para asegurarte de que sea conciso, preciso y libre de errores ortográficos y gramaticales. Los mensajes de reclamo por correo electrónico con errores tienen una apariencia poco profesionales, mientras que el formato adecuado y el correo correctos, ayudarán a que tu queja se tome en serio.

Consejos y advertencias

  • Sé educado. La grosería pone al lector a la defensiva, lo cual podría hacer que esté menos dispuesto a ayudarte.
  • Sé conciso. Las personas que reciben las quejas están ocupadas; una información superflua y desordenada hará más difícil que presten atención a tu correo electrónico.
  • Conoce qué medidas adicionales debes tomar. Si el problema de reclamo en tu correo electrónico no es resuelto, trata de llevar tu reclamo a alguien más alto en la organización o habla con un abogado.

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