Cómo escribir documentos de sistema de gestión de calidad

Escrito por m.l. browne | Traducido por ehow contributor
Cómo escribir documentos de sistema de gestión de calidad

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La documentación es el corazón del sistema de gestión de calidad (QMS o quality management system, en inglés) de cada compañía. La creación, la aprobación, la efectividad, los controles de revisión y las auditorías de los documentos QMS proporcionan a la compañía un mapa para un proceso continuo de mejora, un incremento de la lealtad y la satisfacción del consumidor, un conocimiento profundo de todas las cosas que contribuyen a la calidad del diseño, la creación, la fabricación y el soporte de sus productos y servicios. La jerarquía del documento QMS incluye el informe de política, los procedimientos operacionales, las instrucciones de trabajo, los registros de auditoría y las órdenes de cambio. Una vez aprobadas y efectivas, las copias de estos documentos se archivan juntas en el manual del sistema de gestión de calidad de la compañía. Los documentos QMS, especialmente las instrucciones de trabajo, suelen estar escritos por la gente principalmente responsable de las cosas que los documentos describen.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Estándar regulatorio externo

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Instrucciones

  1. 1

    Crea un perfil QMS que incluya un marco para tu informe de política y tus procedimientos operacionales.

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    Determina el alcance de tu QMS. Por ejemplo, puede ser para diseño, producción y fabricación de productos y de servicios, o un subgrupo de una o más de estas cosas. También puedes indicar si el QMS se debe adherir a un estándar regulatorio externo, como los creados por la Organización Internacional de Estandarización (ISO). Sólo los procedimientos operacionales y las instrucciones de trabajo que entran dentro del alcance del QMS tienen que ser escritos.

  3. 3

    Reúnete con gente con autoridad y responsabilidad en las áreas de la compañía que entran en el área del QMS para decidir de qué se responsabiliza cada persona para escribir y de qué forma se deben producir los documentos.

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    Crea un proyecto que identifique cada tarea de la documentación, quién está al cargo de ella, las fechas fijadas para revisión y el plazo de entrega para su aprobación por la dirección.

  5. 5

    Lleva a cabo revisiones periódicas del progreso de la documentación, de acuerdo con el plan proyectado, y ofrece asistencia y soporte a los propietarios de las tareas que encuentren dificultades en mantener el horario cuando sea necesario.

  6. 6

    group of business men and women image by Steve Johnson from Fotolia.com

    Lleva a cabo una revisión de la aprobación de dirección sobre el informe de política y las operaciones de procedimientos para hacerlas efectivas en la fecha de la firma.

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    Almacena todos los informes de política del sistema de gestión de calidad y los procedimientos operacionales en el repositorio o el manual central del documento QMS.

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    Pide a la gente cuyo trabajo contribuye a la calidad de los productos o servicios que escriba cada tarea que lleva a cabo de una forma lógica y simple. Estos documentos se llaman "instrucciones de trabajo", y serán actualizados a medida que el trabajo cambie con el tiempo. Estas instrucciones proporcionan soporte a los procedimientos operacionales.

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    Reúne y revisa las instrucciones de trabajo de acuerdo con las fechas de revisión del proyecto y haz que el supervisor o el directivo responsable del rendimiento del trabajo los apruebe cuando estén terminados.

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    Recopila y archiva las instrucciones de trabajo del QMS con los procedimientos operacionales en el repositorio central del documento QMS.

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    Lleva a cabo una revisión periódica de los documentos del sistema de gestión de calidad, para determinar si todavía son efectivos. El alcance, los procedimientos operacionales y las instrucciones de trabajo se consideran efectivos si todo el mundo sigue todavía lo que hay escrito en los documentos.

  2. 2

    Escribe un informe de auditoría que identifique claramente qué procedimientos o instrucciones de trabajo se siguen o no, junto con las fechas de soporte, los datos y las pruebas de incumplimiento.

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    Envía el informe de auditoría al representante de gestión de calidad designado por la compañía y a los directivos y supervisores cuyas áreas están en incumplimiento, para que puedan tomar acciones correctivas, y después archiva una copia del informe en el repositorio central del documento QMS.

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    Reúnete con el representante de gestión de calidad y, si es necesario, corrige los procedimientos operacionales del QMS o las instrucciones de trabajo para reflejar una descripción precisa de lo que se hace. Estas correcciones también se conocen como "órdenes de cambio".

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    Pide al representante de gestión de calidad que apruebe las órdenes de cambio, archívalas en el repositorio central del documento CMS y después reemplaza cualquier copia de los procedimientos operacionales o de las instrucciones de trabajo que estén desfasados.

Consejos y advertencias

  • La simplicidad y la claridad de la escritura son claves para implementar unos documentos de sistema de gestión de calidad exitosos. Cada documento es una guía para un área funcional y deberías diseñarlos para facilitar el acceso y el uso. Si son muy complejos, nadie les prestará atención.

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