Cómo escribir una factura para el pago de los servicios prestados

Escrito por jan wondra | Traducido por enrique pereira vivas
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Cómo escribir una factura para el pago de los servicios prestados
La recopilación de las cuentas por cobrar mejora el flujo de efectivo del negocio. (documents image by AGITA LEIMANE from Fotolia.com)

Escribir una factura por las horas trabajadas o por un servicio concreto prestado a otra empresa o persona, requiere un enfoque ligeramente diferente al utilizado para la venta de un producto tangible. En lugar de recoger un precio al por menor o al por mayor establecido, estás facturando las horas trabajadas a una tasa acordada o un servicio específico realizado por un precio acordado. La facturación por los servicios prestados requiere de la atención al detalle.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

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    Comunícale a tus clientes cuándo y cómo vas a facturarles por tu trabajo. Si facturas una parte por adelantado antes de comenzar un proyecto, tienes que informar esto a tus clientes. Si facturas el trabajo en progreso en lugar de esperar hasta la finalización del contrato, asegúrate de que tu cliente esté de acuerdo. Muchas pequeñas empresas facturan de forma electrónica. Déjale saber a tus clientes que van a recibir las facturas por correo electrónico sólo para que no las borren accidentalmente.

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    Mantén un buen registro. Recopila los registros de fechas y horas trabajadas y la naturaleza de los servicios prestados. Revisa el acuerdo del proyecto o el contrato de servicio para refrescar la memoria acerca de los términos específicos. Comprueba el nombre y la dirección. Incluye el número de referencia de facturación del cliente, si es que existe. Incluye tu número de referencia del expediente, si es el caso.

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    Utiliza un formato simple. Esto hace que el proceso de facturación sea más eficiente. También puedes utilizar un programa de software para estandarizar el formato de factura. La factura debe incluir los campos de números de referencia de factura, fecha de factura, nombre y dirección del negocio y el nombre del funcionario contratante a la que se envía la factura. Deja un amplio espacio para detallar los servicios prestados junto con el proyecto aplicable o los códigos de los productos.

    Especifica el importe de la factura. Las horas pueden ser las horas reales de servicio prestadas a una tarifa por hora acordada o de los servicios específicos que facilitaste para el importe de la factura. Por ejemplo, si estás construyendo un porche, habrás elaborado el plan, seleccionado la madera y sentado las bases para el marco durante un período de facturación. Podrías hacer una lista de las actividades y especificar un importe de la factura global. O puedes enumerar cada proceso por separado, indicar las horas trabajadas por cada uno y luego calcular el importe de la factura multiplicando las horas trabajadas y la tarifa por hora.

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    Incluye documentos cuando sea apropiado. Por ejemplo, si tienes que utilizar los servicios de mensajería o los servicios de duplicación para completar las tareas, adjunta las copias de los recibos.

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