Cómo escribir un informe de ventas

Escrito por marla currie | Traducido por ehow contributor

La administración vigila cuidadosamente las actividades y la productividad de sus vendedores a través de los informes de ventas. Escribirlo es una forma de que la administración calcule el progreso de la compañía y de los vendedores hacia la consecución de sus objetivos de venta. Un informe de este tipo debería proporcionar información, así como alertar de cualquier problema que pueda interferir con el logro del objetivo.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Empieza este documento de revisión interna usando un formato de estilo de memorándum. Dirígelo a tu director o tu administrador de ventas. Cópialo a otros individuos, como el director de marketing, si es apropiado.

  2. 2

    Sé conciso cuando describas el objeto del informe. Por ejemplo, llámalo "Ventas del primer trimestre del 2010 para la región sur". Comienza el documento usando un lenguaje muy directo y explicativo sobre lo que constará el informe, con algo como "Éste proporciona las ventas de abril a mayo del 2010 para la región sur, que incluye Texas, Missouri y Oklahoma". Si hay cualquier clasificación que necesites revelar sobre los datos y la información incluidos, identifica esas advertencias en el primer párrafo. Si, por ejemplo, la información es incompleta porque no se ha recibido algún dato, ponlo en negrita y subrayado.

  3. 3

    Proporciona un resumen de alto nivel en una gráfica de cifras del periodo actual de ventas y las ventas acumulativas del último año. Lleva a cabo algunos análisis comparativos para poner esos números en contexto, como porcentaje de más/menos en oposición al objetivo y al año anterior. Deja que los números hablen, pero proporciona un resumen escrito breve del estado del esfuerzo de ventas. Informa de los resultados de las ventas de formas diferentes para dar a la administración una visión completa de dónde se posicionan las ventas, en términos de unidades de producto distribuidas (u otras medidas apropiadas para tu negocio) y volumen de dólares.

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    Repite el informe con más detalles como el territorio, el estado, agentes e incluso la bajada de la tienda u otros microniveles. Destaca tanto las buenas como las malas noticias usando negrita o tinta roja si las ventas están bajando. De nuevo, proporciona un resumen escrito de los puntos destacados de la información detallada de ventas. Incluye en tu informe cualquier problema u oportunidad en tu territorio de ventas que debiera conocer tu jefe. También, anota qué acciones pretendes llevar a cabo para sacar provecho o remediar esas situaciones. Usa verbos de acción.

  5. 5

    Intenta mantener tu documento en una extensión de una página, si es posible. Comprueba doblemente tus matemáticas. Envía tu informe de ventas en la misma fecha cada trimestre, y prepárate para defender cualquier información negativa en una entrevista personal con tu administrador de ventas.

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