Cómo escribir un informe de visitas

Escrito por gail cohen | Traducido por ehow contributor
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Cómo escribir un informe de visitas
(pen showing diagram on financial report/magazine image by Anton Gvozdikov from Fotolia.com)

Si tu trabajo incluye visitar fábricas, oficinas, laboratorios (u otros lugares, para el caso), conoces la importancia que recae sobre la información que devuelves. Los informes de visita (también conocidos como informes posteriores a la visita) raramente cubren sólo hechos y cifras. Tus percepciones y observaciones pueden influenciar mucho en el resultado de posibles fusiones, negociaciones financieras y asociaciones. Dada la importancia de este tipo de informes, querrás pasar tanto tiempo como puedas en recopilar información así como en transcribirla -después de todo, tus instintos pueden hacer la diferencia entre tener una relación futura o no tenerla-.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Notas del sitio
  • Plantilla de informe
  • Una computadora

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Instrucciones

  1. 1

    Toma muchas notas durante tu visita al sitio. Haz preguntas de investigación. Solicita informes, tablas, gráficos y otra documentación que necesites para respaldar los datos que recolectas, y asegúrate de que tienes permiso de tu anfitrión para incluir esa información en tu informe posterior a la vista.

  2. 2

    Comienza a esbozar tu informe de visita tan pronto como sea posible (en el aeropuerto, en el avión o inmediatamente después de volver), ya que los detalles estarán frescos en tu mente por un día más o menos. Sigue la plantilla de visitas de tu compañía, si existe, o crea la tuya propia.

  3. 3

    Comienza tu informe de visita con una sección detallando la información básica: el nombre del sitio, dirección, persona de contacto, fecha de llegada y salida, motivo y objetivos de la visita, y otra información estructural que permita que cualquier persona pueda leer tu informe, no importa si está familiarizada o no con tu misión.

  4. 4

    Escribe una introducción describiendo tu visita. Detalla el producto o servicio que ofrece la compañía y haz mención de toda la gente (y sus títulos) con la que has interactuado mientras estuviste allí. Respeta la confidencialidad omitiendo información sensible en tu reporte. Usa esta sección para sentar las bases de tus observaciones.

  5. 5

    Explica qué has aprendido durante tu experiencia en el sitio. Toma nota de las razones objetivas que no se han cumplido y ofrece opiniones sobre por qué la información que esperabas recibir pudo no haber estado disponible. Termina el primer borrador de tu informe de visita con las conclusiones que consideres vitales para describir cómo fue tu visita. Añade recomendaciones para acciones futuras si era parte de tu misión.

  6. 6

    Edita tu primer borrador para que no tenga más de cinco páginas. Añade títulos, subtítulos, viñetas y otros elementos organizadores que ayuden a los lectores a desplazarse por tu informe de visita. Recorta las frases demasiado largas. Comprueba los hechos con tus notas. Revisa la ortografía y puntuación. Establece el formato en una fuente de lectura fácil (Times New Roman es ideal). Evita fuentes más pequeñas de 12 puntos si los lectores tienen más de 50 años.

  7. 7

    Dispone los documentos adjuntos que acompañan tu informe de visita en un orden lógico, archivados de acuerdo con la forma en que la información está organizada. Numera las páginas. Evita tipos de letra inusuales, colores o gráficos innecesarios, ya que no tienen lugar en un informe de visita. Verifica las conclusiones revisando tus notas y asegúrate de cumplir con la fecha límite que te han dado para completar el informe del sitio, ya que las cuestiones críticas y las decisiones deben tomarse a tiempo.

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