Finanzas

Cómo escribir un manual de procedimientos

Escrito por karen ellen | Traducido por ehow contributor

Un procedimiento es como una receta, un conjunto de instrucciones que dicen claramente quién debe hacer algo, cuándo debe hacerlo, cómo hacerlo y cuál debe ser el resultado. Enumera cada paso en el orden en que debe completarse. Recopila varios procedimientos en un manual que esté organizado según la descripción del trabajo, el departamento, la función o cualquier orden que garantice que la información sea accesible para los usuarios del manual. No confundas políticas con procedimientos. Las políticas son reglas o comunicados de posiciones; los procedimientos son las instrucciones que las personas siguen para cumplir con las políticas.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Documentación existente que pueda servir como materiales de recurso
  • Expertos en la materia que sepan cómo llevar a cabo los procedimientos

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Instrucciones

  1. 1

    Decide qué procedimientos documentar. Dos métodos para elegir los contenidos de un manual son entrevistar a los usuarios potenciales del manual para averiguar en qué tareas se necesitan aclaraciones o más información, o quizás prefieras hacer una lista de problemas operativos que podrías resolver con procedimientos claramente definidos.

  2. 2

    Recopila información. Una persona que ya esté realizando la tarea en cuestión es tu mejor recurso a no ser que estés creando los procedimientos desde cero. Observa a la persona mientras realiza la tarea y toma notas o pídele que escriba todos los pasos necesarios para realizar la tarea, además de los consejos o advertencias que haya aprendido mediante la experiencia.

  3. 3

    Determina el formato del manual. Un formato de dos columnas hace que los procedimientos sean claros y sencillos de leer. Coloca el nombre del procedimiento como título en todas las páginas y debajo del mismo, incluye una lista o párrafo o cualquier otro dato que no sea un paso, como por ejemplo, la frecuencia con la que se realiza el procedimiento o algunos consejos y advertencias. El procedimiento debe estar a continuación en una tabla de dos columnas.

  4. 4

    Escribe un borrador. En la columna izquierda, escribe el nombre de la persona a cargo del procedimiento. En la columna derecha, enumera en orden los pasos que esa persona realiza. Si varias personas participan en el procedimiento, todas deberían poder ver claramente en qué parte del proceso intervienen y lo que deben hacer.

  5. 5

    Pon a prueba los procedimientos. Pide a alguien que no esté familiarizado con los procedimientos que los siga a partir del borrador. Es importante que sea alguien sin experiencia, para que no tome atajos habituales o pase por alto los puntos poco claros que otro lector no comprendería.

  6. 6

    Revisa el borrador. Aclara, agrega y elimina pasos hasta que cualquiera que lea el manual pueda seguir los procedimientos.

  7. 7

    Publica el manual. Incluye un índice para que los lectores puedan encontrar los procedimientos con facilidad. Agrega un glosario que defina la terminología que sea poco común o específica de tu industria.

Consejos y advertencias

  • No uses variaciones elegantes de palabras para dar color al escrito. Un "dispositivo" es siempre un dispositivo, no un "ítem" o un "aparato". Describir las cosas de manera consistente puede ser repetitivo, pero resulta más claro para los lectores.

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