Cómo escribir un memo para cambiar la hora de una reunión

Escrito por m.t. wroblewski | Traducido por alejandra rojas
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Cómo escribir un memo para cambiar la hora de una reunión
Las horas de las reuniones están sujetas a cambios pero mantén a los empleados informados. (Jupiterimages/BananaStock/Getty Images)

Si hay una cosa que a los empleados les gusta menos que las reuniones, es cuando la hora de la reunión es cambiada forzándolos a alterar sus horarios en consecuencia. Aún así, es mucho peor para tus empleados no estar informados. Mantén a tus empleados al día, al escribir un memo alertándolos del cambio. Quizá no les agrade el mensaje pero apreciarán que tu memo (como todas las formas de comunicación interna) sea corto y directo.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Escribe el encabezado informativo de tu memo. Alinea todo a la izquierda y en cuatro líneas separadas con espacio sencillo escribe: "fecha", "para", "de" y "asunto". Cada uno debe ir seguido por dos puntos. Después de "de" escribe tu nombre y tu puesto dentro de la empresa.

  2. 2

    No escribas más de tres párrafos con espacio sencillo acerca del cambio de la hora de la reunión, coloca doble espacio entre párrafos. En el primero indica la hora anterior y la hora reprogramada de la reunión. Indica si la ubicación de la reunión ha cambiado o se mantiene en el mismo lugar.

  3. 3

    Explica la razón del cambio de la hora de manera positiva. Los empleados pueden preguntarse por qué ha cambiado la hora de la reunión, pero hay potencial de poner en peligro información organizacional confidencial. Dirígete al problema de manera positiva al decir: " La hora de la reunión ha sido cambiada para que se acomode mejor a las necesidades y horarios de todo el personal del que se requiere su presencia en la reunión".

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    Escribe un tercer párrafo optimista. Por ejemplo, "Gracias de antemano por tu cooperación en acomodar el cambio de horario. Espero verlos en (hora y ubicación de la reunión)".

  5. 5

    Escribe tus iniciales después de tu nombre para un golpe añadido de presencia y credibilidad. No tienes que firmar al final del memo, ya que tu nombre está impreso al principio en el encabezado.

  6. 6

    Corrige y edita tu memo antes de difundirlo. Nunca dejes que un empleado encuentre un error en cualquiera de tus materiales de comunicación.

  7. 7

    Difunde el memo correctamente y para una mejor exposición. Recuerda que no quieres empleados ausentes que digan la legendaria línea "Creo que no recibí el memo". Los memos para toda la compañía son a menudo pegados en la habitación de almuerzo o de descanso. Para más "seguridad" haz una copia del memo para cada empleado y colócalo en su correo o en su escritorio.

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