Si investigas una ley de tasas específica o redactas un resumen del sistema de control interno de un cliente, a menudo los contables necesitan escribir memos que contengan los puntos principales del tópico en mano. Estos memos normalmente son sólo para uso interno de la oficina. No obstante, hay casos dónde los memos pueden ser compartidos con contables de otras firmas, el cliente, abogados o bancos y oficiales de unión. Clientes como contables quienes comunican sus posiciones profesionales competentemente. Un memo bien escrito mostrará tus habilidades como contable de manera favorable.
- Nivel de dificultad:
- Moderada
Instrucciones
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1
Crea un encabezamiento del memo. El encabezado debería incluir la fecha, a quién va dirigido, por quién fue escrito y el tema. No abrevies la fecha ni los nombres. Todos los nombres deberían ser listados por rango profesional o en orden alfabético. Usa los títulos profesionales donde sea apropiado.
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2
Escribe un párrafo con cada punto que quieres transmitir al lector. Por ejemplo, si estás escribiendo un memo de un informe de controles internos, incluye un párrafo de los controles conseguidos, otro de las deficiencias y otro de recomendaciones. Cada párrafo debería ser breve. No incluyas información extraña que distraiga al lector. Por ejemplo, cuando escribas un memo de un informe de controles internos, no incluyas un párrafo discutiendo dónde fue comprada el sello que es usado para endosar los cheques.
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3
Incluye referencias para fuentes específicas usadas en tu investigación. Por ejemplo, cuando escribas el memo de un informe de leyes de tasas, incluye una referencia de la sección específica del código de revisión interno que estás citando. Está bien el agregar una copia de la información relevante al memo de tu informe si la informació está directamente relacionada al tema y no es estremadamente larga.
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4
Mantén el lenguaje técnico mínimo. Cuando dirijas una investigación de tasas, es casi imposible no utilizar vocabulario que es confuso. Si el memo del informe está repleto de vocabulario que nadie puede entender, el memo será inútil. Si tienes que utilizar términos técnicos, incluye la definición en el desarrollo del memo con la primera referencia del término.
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5
Concluye el memo del informe con la acción a tomar o la conclusión a la que se llegó. Por ejemplo, si hay una pregunta con respeto al método apropiado para la pérdida de valor de una pieza específica del equipamento fabricación, la conclusión declararía el método decido con respeto a.
Consejos y advertencias
- Escribe a mano las iniciales al lado de tu nombre en la parte del encabezado de tu memo. Si tienes secretaria que escribe tus memos, tus iniciales permites que los lectores sepan que el memo sale de ti y aprobaste la copia final.
- Si mandas un email del memo, asegúrate que todos los que lo reciben están listados en el memo y direccionados en el email. No dejes a nadie fuera de la lista. Un memo que es mandado por email necesita seguir el mismo estilo que los memos tipografiados. El email no es una excusa para un memo descuidado.
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Read this article in English: How to Write Memo Report Action Points for Accountants
