Finanzas

Cómo escribir un memorando de archivo

Escrito por tielle webb Google | Traducido por ehow contributor
Cómo escribir un memorando de archivo

Tricia Goss

Si tu negocio requiere que mantengas un registro de todo, desde cuestiones importantes acerca de un cliente a detalles aparentemente menores, aprender a escribir un memorando de archivo será beneficioso para ti. Puede ayudarte en tu negocio diariamente. Por ejemplo, si una persona de la oficina de tu cliente llama o te envía un correo electrónico pidiéndote que hagas algún cambio en el plan, escribe un memorando para presentarlo en caso de que otra parte pregunte más tarde por tus acciones. Las notas de archivo son imprescindibles en los archivos legales, informes médicos u otros que más tarde pudieran ser utilizados en la corte.

Nivel de dificultad:
Fácil

Instrucciones

  1. 1

    Abre el Microsoft Word. Haz clic el menú "Archivo", luego en "Nuevo". El "panel de tareas Nuevo documento" se abrirá a la derecha.

  2. 2

    Haz clic en "En Mi PC", ubicado en la sección "Plantillas". El cuadro de diálogo "Plantillas" se abrirá. Haz clic en la ficha "Memos". Haz clic en "Asistente para memorando" y luego en "Aceptar". El "Asistente para memorando" se iniciará.

  3. 3

    Haz clic en "Siguiente". En "¿Qué estilo te gusta?", elige "profesional" y haz clic en "Siguiente". En "¿Deseas incluir un título?", selecciona "Sí" y escribe "memorando de archivo". Haz clic en "Siguiente".

  4. 4

    Selecciona la opción "Fecha", "De" y "Asunto" debajo de los elementos "que deseas incluir" e introduce la información de cada uno. La fecha debe ser la fecha del evento, por ejemplo la llamada telefónica o correo electrónico. Tienes que partir de tu nombre o el nombre de tu supervisor y el tema debe ser una breve descripción del evento, como "cambio de sede".

  5. 5

    Haz clic en "Siguiente". En el campo "Para", selecciona "Archivo". Desactiva la casilla "CC". Haz clic en "Siguiente" de nuevo. Agrega todos los elementos para terminar y haz clic en "Siguiente" y luego en "Finalizar". Escribe tus notas en la parte inferior del formato correspondiente.

  6. 6

    Imprime el memorando y guárdalo en el expediente del cliente. Guarda una copia electrónica, si los procedimientos de la empresa así lo establecen.

Consejos y advertencias

  • Escribe el memorando que vas a presentar tan pronto como sea posible, después del incidente o la conversación. Esto te ayudará a recordar todos los detalles con mayor claridad.
  • Nunca escribas nada despectivo en un memorando de archivo que no esté basado en hechos reales. Indicar que la Sra. Smith parecía enojada es lo adecuado. Establecer por escrito que la señora Smith tiene siempre una actitud desagradable, no lo es.

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