Cómo escribir un memorándum profesional

Escrito por gwynita leggington | Traducido por ehow contributor

Un memo (memorándum) es una herramienta de comunicación interdepartamental que se utiliza en negocios, compañías y organizaciones en todo el mundo. Los empleadores los usan para transmitir información a otras personas de forma oportuna. No es difícil escribir uno de forma profesional, pero hay algunos factores que deberías saber acerca de este tipo de carta.

Nivel de dificultad:
Fácil

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  • Una computadora e impresora

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Instrucciones

  1. 1

    Crea un encabezado para tu memorándum. Debería incluir el nombre del destinatario y cargo; tu nombre y cargo, la fecha actual y el asunto del mismo. Por ejemplo: Para: nombre del destinatario y cargo, De: tu nombre y cargo, Fecha: la actual (día/mes/año), Asunto: establece el asunto de tu memorándum (sé específico).

  2. 2

    Desarrolla el primer párrafo. Éste es el párrafo de apertura de tu memorándum. Usa esta sección para establecer el próposito y motivo para escribir la carta. Por ejemplo, hay muchas razones por las cuales los empleadores escriben memorándum como: comunicar cambios de políticas, discutir problemas del ámbito laboral (como retrasos); o para recordarles a los miembros del personal sobre una reunión o proyecto próximos. Utiliza esta sección para dar un panorama breve sobre el memorándum; de esta forma, los destinatarios sabrán qué esperar.

  3. 3

    Escribe el cuerpo del memorándum. Éste normalmente consiste en al menos dos párrafos e incluye aquellos detalles básicos que sean relevantes al asunto. Usa esta sección de la carta para brindar antecedentes acerca del asunto y proveerle al destinatario ejemplos específicos que se relacionen a ese tema en concreto. Digamos que tienes un empleado que llega constantemente tarde al trabajo. En tu memorándum, puedes elegir establecer los días exactos en que ella llegó tarde y resaltar la cantidad exacta de veces que lo hizo en un período determinado. Incluye las consecuencias de las acciones del empleado, así como también de qué manera su retraso afecta a su desempeño laboral o interfiere con el programa de producción del equipo.

  4. 4

    Escribe el último párrafo. En tu conclusión, bríndale al lector sugerencias, recomendaciones e instrucciones útiles a seguir. Puede que quieras brindar información de contacto (como tu número laboral y dirección de correo electrónico) para que el destinatario pueda contactarte en caso de que tenga preguntas o comentarios sobre el memorándum.

  5. 5

    Revisa el memorándum por motivos de precisión. Asegúrate de que has incluido todo lo que el destinatario necesita saber. Corrígelo al menos dos veces para asegurarte de que no hay palabras mal escritas, errores gramaticales o errores de puntuación. Una vez que hayas terminado, guárdalo en tu computadora e imprime el número adecuado de copias que necesites distribuir.

Consejos y advertencias

  • Usa lenguaje simple en el memorándum. Haz la carta tan corta como puedas (de una a dos páginas). Usa fuente tamaño 12 o la predeterminada Times New Roman al prepararlo. Usa interlineado simple en la carta (utiliza espacios dobles entre secciones y párrafos). El texto debería tener justificación izquierda. Incluye márgenes de una pulgada. Usa viñetas en tu memorándum, si corresponde.

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