Cómo escribir una nota de crédito

Escrito por nicki howell | Traducido por cp mérida
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Cómo escribir una nota de crédito
Una nota de crédito se utiliza cuando una empresa ha cometido un error. (Ablestock.com/AbleStock.com/Getty Images)

Una nota de crédito se utiliza cuando una empresa ha cometido un error. Es escrita cuando la factura ya ha sido enviada al cliente. A veces el cliente no está consciente del error, y la nota de crédito es su primera notificación. Es por eso que es importante crear un documento conciso y amigable al usuario. La nota debe explicar los errores y que el crédito se ha puesto en la cuenta de la empresa.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Crea el encabezado. El encabezado debe indicar claramente las palabras "nota de crédito" y tener un número de referencia, la fecha y el nombre del cliente. La nota también se debe imprimir en papel membretado de la empresa.

  2. 2

    Crea el cuerpo de la nota. El cuerpo de la nota de crédito debe incluir una explicación de por qué el crédito se ha emitido. Esto debe incluir información acerca de cualquier error en los precios y el importe neto adeudado a tu cliente.

  3. 3

    Crea un pie de página oficial. Un pie de página debe aparecer en la parte inferior de la página. Esta es la sección donde se debe incluir cualquier comentario especial. Un ejemplo podría ser que tu empresa va a deducir el crédito durante el siguiente ciclo de pago.

  4. 4

    Incluye información de contacto. A veces los clientes se confunden cuando se recibe una nota de crédito. Asegúrate de proporcionar un nombre de contacto y el número de teléfono en la parte inferior de la nota.

  5. 5

    Considera el uso del software para crear notas de crédito. Si tu empresa genera notas de crédito a menudo, considera el uso de software como InstantInvoice 3 o factura de Ezy 3000. Estos programas ofrecen herramientas de creación de notas de crédito, así como características de rastreo.

Consejos y advertencias

  • Pídele a un compañero de trabajo que revise la nota. Si decides utilizar un programa de software, no podrás tener acceso a revisar la ortografía. Pídele a compañeros de trabajo que la revisen antes de enviarla a los clientes para evitar errores embarazosos.
  • Asegúrate de que las palabras en la nota de crédito ocupan un lugar destacado en la página. Las notas de crédito a menudo se ven similares a una factura, así que los clientes se confunden al recibir el documento. Asegúrate de que "nota de crédito" esté en letras grandes en la parte superior de la página.

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