Escribir una propuesta para modificar un proceso de servicio al cliente

Escrito por samuel hamilton | Traducido por andrés marino ruiz
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Escribir una propuesta para modificar un proceso de servicio al cliente
(Jupiterimages/Goodshoot/Getty Images)

Para las empresas que apuntan a mantener contentos a los clientes, es importante evaluar constantemente y, si es necesario, modificar cualquier proceso o procedimiento de servicio al cliente que pueda llevar a la insatisfacción del mismo. Algunas veces, antes de que las empresas cambien de proceso de servicio al cliente, evalúan muchas propuestas para abordar el problema. Escribir una propuesta para cambiar el proceso o procedimiento de servicio al cliente requiere que evalúes el proceso actual y lo compares con un proceso que pienses que pueda llevar a una gran satisfacción de los clientes.

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Instrucciones

  1. 1

    Explica los propósitos de la propuesta, indicando a los lectores cómo y por qué tu propuesta va a beneficiarlos. Por ejemplo, puedes indicar que un cambio en cierto proceso de servicio al cliente puede incrementar la satisfacción del mismo.

  2. 2

    Describe el problema al que tu propuesta está dirigida. Por ejemplo, un procedimiento actual requiere que los clientes esperen por más de dos minutos.

  3. 3

    Enumera los objetivos de tu propuesta. Uno de los objetivos debe referirse a la comparación de las prácticas actuales del servicio al cliente con la práctica propuesta. Un segundo objetivo debe referirste a sustituir los procedimientos de servicio al clientes obsoletos o ineficientes.

  4. 4

    Explica el procedimiento o procedimientos que creas que resolverán los problemas de los procedimientos articulados. Por ejemplo, puedes proponer el cambio a un programa de servicio al cliente automatizado.

  5. 5

    Detalla la forma en la cual tu procedimiento propuesto resolverá el problema que describas al inicio de la propuesta. Incluye una explicación de una mayor eficiencia o mejor satisfacción del cliente.

  6. 6

    Haz una lista de los recursos requeridos para cambiar el procedimiento. Esto incluye personal, equipo, capacitación y entrenamiento, así como el tiempo de instalación.

  7. 7

    Planifica la transición del antiguo procedimiento al nuevo. Incluye un plazo absoluto en el cual la transición debe estar completa, como así también mini plazos para los diferentes componentes de la transición. Por ejemplo, podrías decir que la reforma debería completarse en su totalidad al comienzo del siguiente cuatrimestre, pero ese 25% del sistema debe completarse con dos meses de antelación para realizar pruebas.

  8. 8

    Describe los antecedentes y la expeciencia previa que te califica para dirigir la renovación del procedimiento. Incluye otros proyectos en los cuales has participado, así cómo tu registro de mejorar de la satisfacción del cliente o la eficiencia del proceso.

  9. 9

    Esboza la estructura de la gestión del proceso de revisión, incluyendo directivos, entrenadores, especialistas en el sistema y así sucesivamente.

  10. 10

    Enumera y explica los costos del cambio de procedimiento. Asegúrate de que cada costo corresponda directamente con un recurso necesario. Todos los costos deben estar asociados con los recursos requeridos.

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    Resume el proceso de cambiar los procedimientos del servicio al cliente, incluyendo los costos, horarios y recursos. Cierra la conclusión de tu propuesta con una explicación final de la importancia de un cambio en el procedimiento.

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