Cómo establecer un presupuesto para un proyecto de tecnología de la información

Escrito por laura acevedo | Traducido por nayadet salazar
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Cómo establecer un presupuesto para un proyecto de tecnología de la información
Establecer un presupuesto para los proyectos de TI es fundamental. (Chad Baker/Digital Vision/Getty Images)

Los costos de un proyecto de tecnología de la información pueden incrementarse rápidamente sin un presupuesto sólido y realista que guíe las decisiones de planificación y compra. Establecer el presupuesto para un proyecto de tecnología de la información requiere la comprensión de los parámetros del proyecto, las metas y los requerimientos subyacentes a la tecnología, además de la condición financiera actual de la empresa. Equilibrar las necesidades del proyecto con el flujo de efectivo disponible, los objetivos de ganancias y las gratificaciones potenciales del proyecto contribuirá a establecer un presupuesto que refleje las necesidades globales de tu compañía.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Instrucciones

    Definir los componentes esenciales del presupuesto

  1. 1

    Define los requerimientos del proyecto. Obtén información de todos los departamentos involucrados en el proyecto para desarrollar un documento de amplio alcance. Asegúrate de que todos los requerimientos y objetivos estén determinados antes de que el presupuesto haya sido establecido para evitar cambios en el presupuesto o unos nuevos requerimientos costosos.

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    Es vital definir los requerimientos del proyecto. (Photos.com/AbleStock.com/Getty Images)
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    Investiga las soluciones tecnológicas para el proyecto. Si hay disponibles múltiples opciones, crea un análisis de elementos a favor y en contra para cada ruta tecnológica.

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    Crea un análisis a favor y en contra de las tecnologías. (Jupiterimages/BananaStock/Getty Images)
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    Asigna un costo estimado para cada opción de TI. Obtén cotizaciones de los vendedores potenciales para los equipos y para las proyecciones de costo del servicio. No incluyas los costos de servicio de los contratos y otros gastos a largo plazo en las estimaciones, pero considéralos en una sección descriptiva de tu documentación. Estima los gastos del empleado, los costos de formación u otros gastos del proyecto específico de TI y haz una lista de ellos en tu estimación.

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    Asigna un costo estimado para cada opción de TI. (Jupiterimages/Comstock/Getty Images)
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    Decide qué solución tecnológica vas a usar en tu proyecto. Distribuye las estimaciones de costo y analiza cada opción para proyectar a los inversionistas y a los tomadores de decisiones. Reúne la información y organiza una reunión para discutir los opciones. Incluye al personal financiero, los beneficiarios del proyecto y el equipo de TI en la reunión para realizar una discusión integral. Haz que el tomador principal de decisiones, como el patrocinador ejecutivo del proyecto, tome la decisión final sobre la tecnología.

  5. 5

    Obtén ofertas o propuestas de costos de varios vendedores para reunir los costos de tecnología más exactos para el equipamiento o para los servicios de TI que se necesitan. Puede que necesites comparar las ofertas y pedir revisiones varias veces para asegurarte de que cada vendedor esté entregando la propuesta de costo más baja.

  6. 6

    Crea un resumen del proyecto que detalle los requerimientos y las responsabilidades del empleado de IT. Revisa tu personal disponible y asigna los empleados basándote en sus limitaciones de horario y en sus habilidades. Estima el número de horas que necesitarán para completar el trabajo, las reuniones requeridas y la prueba del proyecto. Multiplica las horas por los gastos corporativos por hora de cada empleado. Puede que necesites obtener los gastos generales de compensación estándar del departamento de contabilidad para usarlos en tu cálculo.

  7. 7

    Haz un presupuesto de TI detallado para el proyecto que incluya secciones para el equipamiento, los servicios y los gastos de los empleados. Añade una asignación para la variación en el tiempo de los empleados, los ajustes de los proyectos menores o los gastos imprevistos.

  8. 8

    Revisa el presupuesto con el gerente de proyecto y los ejecutivos. Haz ajustes conforme a lo requerido antes de finalizar el presupuesto del proyecto de TI.

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